Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка 2-НДФЛ 2021 для сотрудников — образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
- Паспортные данные человека, который получает доход: Ф. И. О., дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта, ИНН.
- Сведения о работодателе: наименование организации и ее реквизиты.
- Информация о доходе, который облагается налогом по ставке 13 %, приведенная помесячно. Указывается сам доход и налоговые выплаты.
- Сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, их коды.
- Общая сумма дохода человека, а также уплаченных налогов и использованных вычетов.
- Подпись уполномоченного бухгалтера и печать организации.
- Дата выдачи.
Всегда ли банки требуют справку
Нет, банки не всегда просят предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Обычно документ нужен, если человек берет кредит большого размера или на долгий срок. Это ипотека, автокредит, крупный потребительский кредит. Чем меньше размер и срок кредитования, тем меньше документов потребует банк. Дело в том, что выдача больших сумм — в той или иной степени риск для кредитора. Практически любой банк стремится минимизировать этот риск: для этого нужны проценты и подтверждение дохода, а также обязательная страховка заемщика. Если же Вы берете кредит небольшого размера или обращаетесь к услугам экспресс-кредитования, никаких сведений о доходах от Вас, вероятнее всего, не потребуют.
Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику
Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2022. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:
- Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
- Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.
Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2022 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:
- сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
- обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
- соответствующую информацию о предоставленных вычетах.
Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.
Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.
Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: За какой период выдается справка 2-НДФЛ работнику?
В общем случае, условно говоря, по умолчанию, такие справки выдают за 6 мес. Но по закону работник вправе затребовать ее за любой период. Наниматель обязан будет ее оформить и выдать по требованию на протяжении 3 раб. дн., как это предусмотрено ст. 62 ТК РФ.
Отказать в оформлении 2-НДФЛ, задержать ее выдачу наниматель не вправе, т. к. подобные действия признаются неправомерными.
Вопрос №2: Нужно ли ИП с работниками представлять справку 2-НДФЛ, предназначенную для ИФНС, за себя?
Нет, не нужно. Согласно действующему законодательству данная форма справки предоставляется раз за год только по работникам. ИП в рассматриваемой ситуации, так же, как и юрлицо, выступает налоговым агентом. На него распространяется общий порядок представления указанной отчетности в ИФНС.
Особенности получения и кто выдает 2-НДФЛ
В справке отражается вся информация о настоящем доходе гражданина (зарплата), налоги и другие отчисления с конкретного работника, которые выражаются в конкретных цифрах государственной валюты. На работодателя ложиться ответственность за перечисление всех выплат в государственные фонды за каждого наемного сотрудника своей организации.
К особенностям оформления и получения документа относят следующее:
- Получить 2-НДФЛ можно только по месту работы.
- Кроме сведений об обязательных отчислениях, справка должна иметь полные реквизиты организации и быть заверена головной печатью предприятия.
- 2-НДФЛ оформляют уполномоченные сотрудники бухгалтерии.
- В соответствии с нормами закона РФ, работодатель должен предоставить наемному работнику справку 2-НДФЛ не позже, чем через 3 дня после написания заявления.
- Основанием получить справку считается письменное заявление работника с просьбой оформить документ. При этом работник не обязан указывать причины, по которым ему необходимо получение данного документа.
- Устная просьба на выдачу документа не регламентирована Трудовым Кодексом и не может считаться основанием для оформления НДФЛ-2.
Изменения в документе 2-НДФЛ
Чтобы понять, как, как выглядит справка 2-НДФЛ на сегодняшнее время, следует указать на новые окна и параграфы, которые появились в документе и которые являются обязательными для заполнения:
- Графа 2 («Данные о сотруднике») дополнилась пунктом «ИНН в стране гражданства». Этот раздел заполняют служащие, которые не имеют гражданства РФ и имеют статус: «Иностранный гражданин».
- Раздел, определяющий статус налогоплательщика получил новые параграфы:
- Графа, которую заполняют лица, которые являются соотечественниками, но относятся к категории «добровольный переселенец с зарубежных стран».
- Графа для лиц, имеющих официальный статус «беженец». К данной категории иностранных граждан, так же относятся лица, которым предоставлено временное убежище.
- Граждане других государств, которым предоставлен специальный патент для работы на предприятии (в организации).
В соответствии с законодательством РФ (ст. 23 НК) для такого документа как справка о доходах граждан, временные рамки действия не ограничены, т.е. документ будет действительным в любое время. Но, поскольку в разных организациях действует индивидуальная система внутреннего документооборота, которая не регламентирована законом, то предприятие (компания) могут потребовать от претендента на должность или в рабочий штат предоставить справку о доходах с прошлого места занятости за предыдущие 6-ть месяцев (реже за 1 год).
Данное требование вполне законно, поскольку ежеквартально происходят изменения порядка начислений выплат, налоговых отчислений, назначаются и отменяются выплаты по субсидиям и льготные начисления. Главные позиции, которые должны быть отображены в документе:
- Данные справки должны быть актуальны на текущее время.
- Все начисления, которые получил гражданин на последнем месте работы.
- Суммы всех налоговых ставок и отчислений.
Основные правила выдачи справки 2-НДФЛ
По общему правилу, установленному налоговым законодательством, 2-НДФЛ является формой отчетности, которая сдается налоговым агентом в инспекцию ФНС 1 раз в год, до 30 апреля. Налог же начисляется и перечисляется ежемесячно, так как заработную плату работник получает каждый месяц. Поэтому сотрудник может обратиться за выдачей формы к нанимателю в любое время.
Срок справки 2-НДФЛ законодательством не оговаривается, но может быть установлен внутренними регламентами учреждений, в которые она подается. Документ должен быть составлен и выдан бухгалтерией организации, где работает гражданин, в течение 3-х рабочих дней. Справка выдается по заявлению работника, составленного в произвольной форме. У некоторых предприятий есть уже готовые шаблоны, в которые остается внести только ФИО, должность, период и количество необходимых экземпляров.
Налоговый агент при наличии у работника заработка не имеет права отказывать в выдаче справки даже, если форма в периоде заказывалась уже неоднократно. Получив документ, обязательно необходимо проверить, правильно ли он заполнен.
Справка составляется на унифицированном, закрепленном законодательно бланке. Виды доходов заполняются в соответствии с классификатором, суммы должны соответствовать начислениям. В документе не должно быть исправлений. Необходимо также обращать внимание на наличие подписи. Печать на форме, составленной после 2015 года, не обязательна, но если ваш работодатель ее поставит, то ошибкой это не является.
Выдача и исправления в справке 2-НДФЛ
Выдача справки сотруднику должна осуществляться в строго утвержденные сроки, о которых мы говорили выше, во избежание проблем с трудовой инспекцией. И подготовить желательно сразу пару экземпляров 2-НДФЛ, даже если сотрудник об этом не просил. Это позволит сэкономить время, если вдруг окажется, что нужны были два экземпляра справки. Такая необходимость возникает очень часто, т. к. при сдаче документа по требованию сотрудник в большинстве случаев оставляет второй экземпляр справки себе.
Передачу документа на руки работнику следует зафиксировать в журнале выдачи справки. Пример его заполнения мы рассмотрим ниже. Главное, чтобы в таком реестре были графы: п/п, Ф. И. О. сотрудника, должность, структурное подразделение (отдел), дата и номер справки, ее название и расписка сотрудника в получении. Также можно добавить поле «Комментарий», в котором при необходимости можно делать отметки о том или ином выданном документе.
Если в справке допущена ошибка, то она должна быть обязательно исправлена. Уточненные данные необходимо подать в налоговую инспекцию по месту учета. Если неправильная справка уже выдана сотруднику, то его необходимо проинформировать о наличии ошибки.
Чаще всего бухгалтерские исправления несущественны для физического лица. Например, в случае, когда документ передавался в посольство для получения визы. Если же неточность существенна, то справку придется переделать.
Состав справки 2-НДФЛ
Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ ранее были утверждены сразу два вида справок о доходах физического лица. Первый — из приложения 1 к приказу — предназначался для представления справок в налоговую службу. Второй вид — из приложения 5 — был необходим для выдачи работникам. Эти формы использовались для отчетности и для представления данных работникам за 2020 г. С 2021 года действует новый приказ ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@. Начиная с отчетности за 1 квартал 2021 года справка 2-НДФЛ войдет в состав единого отчета вместе с расчетом 6-НДФЛ. А на руки работникам нужно будет выдавать справку по форме из приложения №4 к указанному приказу. Рассмотрим ее более подробно.
В Приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» нужно указать сведения о доходах, начисленных и фактически полученных вашими работниками, как штатными, так и по ГПД, в денежной, натуральной формах, в виде материальной выгоды. Указывать нужно доходы по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов по каждой ставке налога.
Если заполняете справку с признаками 1 или 3, в Приложении нужно указать в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов работником.
Если заполняете справку с признаками 2 или 4, в Приложении нужно указать сумму фактически полученного дохода, с которой компания не смогла удержать НДФЛ.
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в данном Приложении указывать не нужно.
На каждой странице справки нужно указать достоверность и полноту сведений:
- «1», если справку представляет налоговый агент;
- «2», если справку представляет уполномоченный представитель.
- Форма 2-НДФЛ предназначена для отображения сведений о доходах и уплаченных налогах физического лица за период.
- Справку выдаёт налоговый агент — работодатель, выплачивавший зарплату, премии и другие доходы сотрудникам.
- Начиная с 1 января 2021 года справка 2-НДФЛ заменяется справкой о доходах и суммах налога физических лиц.
- Новая справка имеет ровно ту же форму, отличия минимальны.
- Справка подаётся в налоговую ежегодно в составе отчёта 6-НДФЛ.
- Также справка выдаётся сотруднику либо при увольнении, либо по его запросу.
- Справку можно получить у работодателя либо на Госуслугах.
- За отказ или задержку выдачи справки 2-НДФЛ могут оштрафовать.
Штраф за неподачу налоговой декларации
В начале этой статьи речь шла о том, что декларацию необходимо подать до 30 апреля. Если водитель не подал декларацию о продаже машины вообще либо не уложился в указанные сроки, то на него будет наложен штраф (налоговый кодекс часть 1):
Статья 119. Непредставление налоговой декларации (расчета финансового результата инвестиционного товарищества)
1. Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок налоговой декларации в налоговый орган по месту учета
влечет взыскание штрафа в размере 5 процентов не уплаченной в установленный законодательством о налогах и сборах срок суммы налога, подлежащей уплате (доплате) на основании этой декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1 000 рублей.
Размер его не меньше 1 000 рублей.
Отмечу, что на практике для заполнения декларации Вам потребуется не более 30-40 минут. Так что не откладывайте эту несложную процедуру.
В завершении данной статьи хочу напомнить, что правила подачи декларации практически ежегодно изменяются. Сегодня была рассмотрена налоговая декларация при продаже автомобиля, подаваемая в 2022 году. Возможно, в последующие годы форма декларации претерпит изменения и порядок оформления будет иным. Так что если Вы читаете эту статью после 2022 года и заметили в ней несоответствия, обязательно напишите об этом ниже в комментариях.
Удачи на дорогах!
Куда предоставлять отчетность
В НК указано, что организации должны отправлять отчеты в налоговую службу по месту своего расположения, а предприниматели — по месту проживания.
Кроме этого, компаниям разрешается открывать филиалы и представительства, как в своей местности, так и за пределами нее. В такой ситуации основная организация, а также открытые ей филиалы, должны сдавать отчет по местам своего расположения.
Внимание! Если какой-либо сотрудник осуществляет деятельность как в главной организации, так и в одном из ее филиалов, то НДФЛ необходимо удерживать и перечислять по каждому месту выполнения работы. Следовательно, и в отчеты это работник также будет включаться несколько раз на каждом месте.
НК определяет, что некоторые предприятия могут иметь статус крупных налогоплательщиков. В этой ситуации им разрешается самостоятельно выбрать, в какую именно инспекцию они будут отчитываться и производить платежи налогов.
Справка содержит большое количество информации о работнике, его месте работы, доходах и исчисленных налоговых платежах.
Состав документа включает следующие сведения:
- Дату составления и период, за который она оформляется;
- Указание на первичность/вторичность (если справка будет содержать какие-то ошибки или неточности, то придётся регистрировать её под следующими номерами корректировки);
- Информацию о той компании, которая осуществляет выплаты за сотрудника (именуется она налоговым агентом);
- Сведения о форме реорганизации компании;
- Признак справки. 1 – начисленный налог был удержан; 2 – если это не представилось возможным; 3 – если налог удержал правопреемник; 4 – если это невозможно было сделать;
- Данные о самом работнике, включая записи из паспорта;
- По каждому месяцу перечисляются доходы, облагаемые той или иной ставкой (здесь также указывается суть дохода, обозначенная специальным кодом);
- Вычеты, применяемые в отношении сотрудника (указывается сумма и соответствующая кодировка, обозначающая повод для вычета);
- Суммарный доход (складываются цифры за каждый месяц);
- Налогооблагаемую сумму (та часть доходов, которая будет участвовать в начислении ставки. Из общего дохода минусуют положенные вычеты);
- Значение налога, который подлежит уплате за работника в бюджет страны;
- Подпись составителя документа (форма заполнения не предусматривает подпись самого сотрудника).