Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.
182 1 08 01000 01 1050 110, 182 1 08 01000 01 1060 110
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа. Во-вторых, для его безопасности.
Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:
- в конце текста под всеми подписями ставится печать;
- поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
- запрещено их наложение на текст;
- допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).
Как технически изготовить сшив
Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Заверение копии документа у руководителя организации
Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.
Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:
Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:
- надпись «Верно»;
- должность лица;
- личную подпись;
- расшифровку подписи;
- дату заверения;
- печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
- отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).
Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.
Документооборот. Требования к оформлению документации 2020
Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, правила хранения документации и ведения архива, номенклатура дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.
Скачать образец положения о документообороте в организации 2020
Скачать образец оформления приказа по ГОСТу 2020
Скачать инструкцию по делопроизводству в ДОУ 2020 по новому ГОСТу
Скачать инструкцию по делопроизводству в школе 2020 год
Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству 2020 по новому ГОСТу
Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в муниципальных учреждениях
Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в государственных учреждениях
Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):
- Руководителем юридического лица
Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии. - Главным бухгалтером
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером. - Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров. - Иным работником юридического лица.
Клиентом — юридическим лицом предоставляется:- копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
- Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:- имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
- имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».
Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.
Как теперь надо заверять документы
01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.
Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Специалист Подпись И.О. Фамилия
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018 Печать ООО «Организация»
Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Защитите себя от налоговых проверок. Онлайн-курс от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта сейчас со скидкой 50 %. Сейчас всего за 2750 руб.
Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки.
Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке
Заверка документа у нотариуса
Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса. Именно такой работник имеет право проставлять отметки, которые свидетельствуют об идентичности дубликата документа его оригиналу. При этом к нему можно обращаться не только в тех случаях, когда это прямо указано в законе. Граждане и организации имеют право на подтверждение тождественности в нотариальной форме даже тех документов, которые могут быть заверены другим способом. Просто в таком случае не возникает неуверенности в том, что что-то сделано не так, как нужно.
Нотариально заверенные копии документов имеют бесспорный характер. Если должностным лицом организации могли быть совершены ошибки при проставлении соответствующих отметок, то у нотариуса такое недопустимо. Поэтому при предоставлении документа, заверенного таким способом, не возникнет никаких вопросов.
Заверение копии трудовой книжки образец 2021
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Как заверить копию документа «надлежащим» образом
Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?
Нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела
По действующему законодательству не требуется заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника. К примеру, в тех документах, которые регулируют основной порядок формирования личных дел сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).
С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно. Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.
Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие правила оформления, которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.
На сегодняшний день действуют несколько документов, отражающих порядок заверения копий грифом «Копия верна», это:
- ГОСТ Р 6.30-2003(на основании пункта 3.26);
- Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 года под номером 9779-x.
Важно! С 1 июля 2018 года вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит действующий еще в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных документов необходимо соблюдать установленный законодательством порядок заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает необходимые шаги:
- Изготовление дубликата документа (обычно копировальной техникой).
- После текста и слова «Подпись», напечатанной или написанной от руки, ставится знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
- Затем укажите данные должностного лица, заверившего фотокопию: ФИО, должность, личная подпись, его стенограмма.
- Дата указана.
- Ксерокопия заверяется печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с официальной печатью, копии, кроме нотариальных, официальными печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды пломб, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерии, секретариата) или пломбы по предварительной записи.
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил детали – мы должны указать местонахождение оригинала. Если фотокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдается сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в . организации в случае нет . в течение . одного года». Вы имеете право написать эти реквизиты от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, есть два способа:
- Вы должны поставить отметку «Верно» и остальные детали на каждой из них.
- Сшиваем листы, номер, в конце указываем их количество и заверяем.
ВАЖНО Обычно заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные акты. В банках этот период часто даже короче, от нескольких дней до двух недель.
Сегодня: мнение Минфина
Режим самоизоляции вернул этот вопрос на повестку дня путем обмена сканированными изображениями, имеющими юридическое значение. Два месяца назад в министерстве финансов спросили, как торговать первичными средствами, если все сидят дома. Чиновники задумались и выпустили письмо Минфина РФ от 22.04.2020 г. 03-01-10 / 32570. Пункт 13 данного письма посвящен использованию сканированных копий.
Если убрать преамбулу и оставить только суть, Минфин сочтет принятие сканированных копий к бухгалтерскому учету не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Какие бывают исключительные случаи, в письме не раскрывается. А письма Минфина вымышленные, юридической силы не имеют. Но я думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажорными обстоятельствами, – это просто исключительный случай.
Кто и в каком порядке может заверить копию электронного документа
По общему правилу отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)).
Заверять копии документов вправе руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.
Так, электронные документы выдаются из архивохранилищ в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке. По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. п. 2.47, 5.14 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
Порядок заверения копии электронного документа описан, например, в Инструкции о порядке заверения копий документов, являющихся доказательствами по делам об административных правонарушениях (утв. Приказом ФТС России от 21.06.2011 N 1288) (далее — Инструкция). Отметим, что организации не обязаны следовать этой Инструкции. Однако считаем целесообразным ориентироваться на данный документ как описывающий порядок заверения копий электронных документов.
При заверении копий электронных документов удостоверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, с помощью которого осуществлен доступ к электронному документу. Например: «Копия электронного документа верна. Копия документа воспроизведена с использованием программного обеспечения «АИСТ М», государственный таможенный инспектор Московского железнодорожного таможенного поста Московской таможни Ф.И.О. (личная подпись) 31.01.2011″ (п. 3.3 Инструкции).
Следовательно, заверительная надпись будет выглядеть так: «Копия электронного документа верна. Копия воспроизведена с использованием программного обеспечения «Document». Главный специалист по делопроизводству Павлова (Ж.В. Павлова) (дата)».
Следует отметить, что исчерпывающий перечень способов заверения документов, выполненных в электронном виде, законодательством не определен, как и не регламентировано, какой электронной подписью может быть заверена электронная копия документа.
При этом применение электронных копий документов достаточно распространено во многих сферах. Порядок подтверждения соответствия электронной копии документа ее подлиннику может зависеть от того, в рамках каких правоотношений возникает необходимость подтверждать такое соответствие.
Так, например, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, пояснений к отчетности, в рамках налогового контроля и т.д. При этом форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ).
Порядок изготовления и заверения копий документов, в том числе электронных, может быть предусмотрен инструкцией по делопроизводству в организации.