Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Увольнение по инициативе работника: что написать в трудовой книжке?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Когда работнику выдаются документы
Частый вопрос сотрудников: когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Срок выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику четко установлен: после того как сделана запись в трудовой об увольнении (по собственному желанию или нет — не важно), бланк работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.
Отправка трудовой книжки по почте при прекращении трудовых отношений возможна только с согласия ее владельца, которое следует оформить в письменном виде. Это практикуется, если работник заранее предупреждает работодателя о том, что не сможет в день расторжения контракта присутствовать на рабочем месте. Этим пользуются, если главный офис компании находится на значительном расстоянии от подразделения, в котором работает человек.
Бланк необходимо вернуть владельцу вовремя. Что делать, если в положенный срок уволенный работник за ним не явился? Невыдача трудовой книжки при увольнении грозит работодателю неприятностями в виде штрафа в размере до 50 000 рублей. Чтобы обезопасить себя, руководителю компании следует посредством почты послать бывшему сотруднику уведомление с просьбой забрать бланк в отделе кадров предприятия или дать согласие на отправку его по почте. Сделать это надо в последний рабочий день уходящего сотрудника.
Если работник не явится за бланком самостоятельно, он вправе обратиться за помощью к человеку, которому доверяет, — близкому родственнику или сослуживцу. После оформления доверенности у нотариуса знакомый сможет получить в отделе кадров его документ.
Только после того как уволенный сотрудник получил свою трудовую книжку с записью об увольнении в соответствующей графе, ставят точку в этом непростом деле.
Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке в 2020 году
Общепринятые условия по заполнению трудовой книжки:
- В графе № 1 следует указать порядковый номер записи, регистрирующей текущее кадровое изменение.
Например, если предшествующие сведения были внесены под номером «9», то следует указать номер «10». А если информация вносится впервые, то следует указать «1»;
- В графе под номером «2» указывают дату кадрового изменения.
В нашем случае следует указать дату прекращения трудового договора.
Формат внесения информации о дате: «число/месяц/год»;
- В графе № 3 необходимо зарегистрировать основание кадрового события с указанием ссылки на соответствующую статью и пункт ТК РФ.
Основание можно сформулировать в нескольких вариантах.
Например: «уволить…», «трудовой договор расторгнут…» или «прекращен»;
- В последней графе № 4 следует указать документ-основание.
Это может быть приказ об увольнении, распоряжение или, например, постановление.
Необходимо зарегистрировать вид документа, его номер и дату утверждения. Например: следует вписать в графе № 4: «Приказ от 07.03.2020 г. № 13».
Образец записи в трудовой книжке при увольнении в 2020 году
Сведения о работе ТК № 2548985
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|
Общество с ограниченной ответственностью
«Ромми» (ООО «Ромми) |
|||
| 6 | 07.04.2013 | Принята в отдел бухгалтерии на должность главного бухгалтера | Приказ от 07.04.2013 № 7-К |
| 7 | 13.03.2020 | Трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника на основании пункта 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ | Приказ от 13.03.2020 № 3-К |
| Генеральный директор | Б. В. Соколов | ||
| А. П. Емелин |
Ранее Роструд разъяснял, что печать в трудовых обязательна для всех. Официальный отказ от нее не дает права нарушать порядок ведения трудовых книжек (письмо от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1). А за отсутствие печати инспекторы по труду могли оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Теперь это грозит только компаниям с печатью.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос № 1. При утрате книжки возникает необходимость восстановления записей. Куда может обратиться гражданин для получения дубликата?
В кадровом делопроизводстве наличие трудовой книжки является обязательным условием найма. Документ, утерянный физическим лицом, может быть восстановлен в форме дубликата на основании сведений ПФР, путем обращения к работодателям или по решению суда при ликвидации предприятия. Осложняет ситуацию условия внесения данных в ПФР. Сведения о трудоустройстве имеются в фонде только после введения персонифицированного учета. Обращение в ПФР или архив (при отсутствии более ранних данных в фонде) производится также через судебный орган.
Вопрос № 2. Может ли работник, отработавший 1 день, забрать трудовую книжку без записи?
При найме лица предприятие обязано в течение 5 дней записать в трудовую книжку сведения о приеме с ссылкой на приказ. Если текст о приеме внесен в документ, отмена записи не производится. При увольнении в периоде испытательного срока будет внесена соответствующая запись. Если работодатель не успел оформить полностью лицо, то прекращение трудовых отношений (по договоренности) может не быть подкреплено документально.
Основные ошибки при заполнении
Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:
- Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
- Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.
- Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
- Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
- Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.
Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году
Основная часть документа, в которую вносится информация о трудоустройстве работника, а также его увольнении, представлена в виде таблицы, состоящей из 4 граф. Оформление ТК при увольнении сотрудника по собственному желанию выглядит следующим образом:
- В первой графе указывается порядковый номер записи (кроме того, по всему документу проставлена «сквозная» нумерация).
- Во вторую графу вписывается дата. Месяц и день должны быть обязательно проставлены двузначным числом, а год – только четырёхзначным (например, 06.02.2020).
- В третьей графе записывается основная причина и основания, согласно которым работник увольняется. При этом, каждая из таких причин должна сопровождаться ссылкой на статью, пункт и номер части.
- В последней, четвёртой графе, должны быть записаны реквизиты приказа о расторжении трудового договора нанимателя с сотрудником.
Под перечисленными основаниями со ссылками на статьи действующего законодательства РФ (обязательно проверьте, действует ли данное положение, не было ли она изменено или исключено из законодательной базы) работник-кадровик, который заполняет трудовые книжки ставит свою подпись вместе с подписью увольняемого сотрудника, выражая таким образом своё ознакомление и согласие со всеми перечисленными пунктами и причинами увольнения. После этого страница должна быть заверена фирменной печатью организации нанимателя, если таковая имеется.
Напоминаем, что все данные вносятся в документ с максимальной чёткостью и аккуратностью, ведь порой даже незначительная пометка или помарка может выступить основанием для судебных разбирательств в будущем.
Какие документы выдаются работнику при увольнении
Правила ведения документооборота при увольнении в связи с уходом на заслуженный отдых каких-либо особенностей не имеет и производится в следующем порядке:
- вносится запись в личную карточку сотрудника, где указывается дата, основание для увольнения, а также ссылка на приказ;
Обязательна подпись сотрудника о том, что он ознакомлен с данной записью. - регистрируются данные в Журнале учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- соответствующая отечность предоставляется в Пенсионный фонд;
- в последний рабочий день сотрудника знакомят с приказом и записью в трудовой книжке, что подтверждается его подписью;
- увольняющемуся работнику возвращается трудовая книжка лично в руки, а также диплом, военный билет и другие документы, которые находятся у работодателя, после чего сотрудник считается уваленным.
Гражданин имеет право запросить:
- копию приказа об увольнении, заверенную печатью организации и подписью уполномоченного лица;
- копии приказов о переводе на другие работы;
- справку о заработной плате;
- справки о периодах работы в данной организации;
- акты о несчастных случаях на производстве, если они имели место быть, а также любые иные документы, которые связаны с трудовой деятельностью лица и затрагивающие его права.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Основные требования по заполнению содержатся в п.5.1 Инструкции, которая утверждена Постановлением № 5219 и описывает порядок внесения информации.
|
Графа в книжке |
Информация |
Как заполнять |
|
№1 |
Номер заметки (порядковый) |
Необходимо отступить одну строку от предыдущей отметки. |
|
№2 |
Дата расчета |
Согласно приказа об увольнении.Дата совпадает с последним днем работы. |
|
№3 |
Причина расторжения трудовых отношений |
Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника) п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ. |
|
№4 |
Документальное основание |
Приказ руководителя – его номер и дата. |
Поводов для увольнения достаточно много. Рассмотрим основные из них:
- Выход на пенсию. В данном случае отметка в трудовой сопровождается увольнением по собственному желанию.
- Перевод в другую компанию. Здесь в трудовой следует указать, как происходит перевод: по инициативе работника или с его согласия.
- Смерть гражданина. В данном случае в записи нужно делать отметку о прекращении трудового соглашения.
- Сокращение.
- Инициатива сотрудника. Самая распространенная причина увольнения и частая запись в трудовой — увольнение по собственному желанию.
- Соглашение сторон.
- Окончание срока действия договора.
- Ликвидация организации.
- Увольнение по состоянию здоровья. В данном случае нужно рассматривать, на основании чего может быть расторгнут трудовой договор. Причин может быть несколько:
- признание сотрудника нетрудоспособным из-за медицинских показаний (должно быть приложено медпоказание);
- отказ сотрудника переводиться на другую должность в связи с медпоказаниями;
- назначение пенсии по инвалидности (по собственному желанию).
В статье ниже представлен образец записи в трудовой «Увольнение по собственному желанию».
Формулировки записей при увольнении работника
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 3
Одна из трудностей, возникающая при заполнении трудовой книжки, — правильность формулирования причины увольнения работника. Казус заключается в том, что в данном случае Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, может противоречить нормам Трудового кодекса.
Например, при увольнении по собственному желанию Инструкция рекомендует сделать следующую запись: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Однако запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. При этом делается ссылка на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи (ст. 84.1 ТК РФ). А п. 3 ст.
77 Трудового кодекса звучит так: «Расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса)».
Получается, что правильно запись об увольнении должна выглядеть следующим образом: «Трудовой Договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Как видите, при этом не только дается другая формулировка причины увольнения, но и в ссылке на пункт Трудового кодекса добавляется часть статьи.
В таблице 2 приведены примеры наиболее распространенных формулировок записей при увольнении работников, которые, по нашему мнению, соответствуют положениям Трудового кодекса. А на какую статью сослаться при внесении записи в трудовую книжку, можно посмотреть в таблице 1.
Таблица 1
| Статья 77 ТК РФ, п. п. 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 | Статья 77 ТК РФ |
| Статья 77 ТК РФ, п. 4 | Статья 71 ТК РФ или ст. 81 ТК РФ |
| Статья 77 ТК РФ, п. 10 | Статья 83 ТК РФ |
| Другие основания | Делается ссылка на соответствующие пункт, статью ТК РФ или иного федерального закона |
Общие правила заполнения
Основная часть книжки, в которую вносят сведения о трудоустройстве и прекращении работы, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Инструкция по заполнению предписывает следующий порядок заполнения этого документа:
- графа 1 предназначена для указания порядкового номера записи, при этом по всему документу предусмотрена сквозная нумерация;
- графа 2 содержит дату, день и месяц проставляются двухзначным числом, год — четырёхзначным (в формате — 01.02.2019);
- графа 3 указывает на причину и основания, по которым сотрудник прекращает работу, при этом обязательна ссылка на номер части, пункта и статьи ТК РФ;
- графа 4 казывает реквизиты приказа об увольнении.
Под основанием со ссылкой на закон сотрудник, заполняющий книжку, и увольняемый работник ставят свои подписи. Страница заверяется печатью фирмы. Стоит помнить, что никакие сокращения при заполнении использовать нельзя, а все данные необходимо вносить четко и аккуратно. Любая неверно внесенная пометка может негативно отразится в случае каких-либо судебных разбирательств.
Какой датой должен быть оформлен приказ об увольнении сотрудника
Приказ представляет документ, составляемый в особой форме, определенной нормами действующего законодательства. Это – распоряжение руководителя, связанное с прекращением отношений с сотрудником. На базе общего правила составление происходит непосредственно в день увольнения. Но в ряде ситуаций могут наблюдаться исключения. Законодатель рекомендует составлять документ в соответствии с формой Т-8. Бумага включает следующие данные:
- наименование предприятия и форма его собственности;
- дата оформления;
- ФИО увольняемого;
- название подразделения, в котором он осуществлял выполнение обязанностей;
- табельный номер работника;
- основание (причинный фактор);
- ссылка на базу для прекращения отношений;
- подписи сторон.
Ранее установлением формы документа занимался Госкомстат (Постановление №1, изданное 05.01.2004 г.). С 2013 г. правительство сделало использование этой формы необязательной, и руководство каждой организации вправе обеспечить самостоятельную разработку документа. Традиционно в верхней части указывается полное название ЮЛ, здесь же указывается порядковый номер и дата оформления бумаги.
В строчке, посвященной прекращению функционирования договора, указывается его номер и дата. Впоследствии на основании личной карты работника необходимо выписать следующие данные:
- ФИО увольняемого;
- номер, который был ему присвоен на основании табеля;
- занимаемая специалистом должность;
- подразделение, в рамках которого он выполнял должностные обязанности.
В строчке с основанием прекращения отношений указывается статья ТК РФ, рядом прописывается причина, по которой соглашение было расторгнуто. Завершается процедура оформления подписью руководителя организации и работника, который подтверждает процесс ознакомления.