Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договоры, заключенные в электронной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в договоре нет условия о признании электронной переписки в качестве доказательства, в суде можно ссылаться на использование корпоративной почты, домен которой идентифицирует принадлежность к определённой компании. Как правило, этот аргумент принимается.
В каком виде отдавать суду интернет-переписку
Арбитражный кодекс (часть 8 статьи 75) и Гражданский кодекс (часть 2 статьи 71) указывают, что письменные доказательства должны быть представлены суду в подлиннике или в виде надлежащим образом заверенной копии.
Если по каким-то причинам вы не можете заверить электронную переписку у нотариуса, можно сделать обычные скриншоты. Их суды также принимают.
В 2015 году транспортная компания обратилась в арбитражный суд, пытаясь взыскать долг в 2 млн рублей со своего поставщика — производителя оборудования для транспортировки нефтепродуктов.
Покупатель утверждал, что продавец не передал ему в условленный срок сопроводительную документацию на часть товара. В качестве доказательства суд принял простую копию электронной переписки между сторонами. Письма подтверждали, что сопроводительная документация к товару не была направлена покупателю. Требование заявителя было удовлетворено.
Подобный вариант является наиболее оптимальным, поскольку при обеспечении доказательств нотариус будет опираться на статьи 102-103 Основ законодательства о нотариате. То есть, при подобном подходе нотариус выступит в качестве суда, он подробно рассмотрит все информационные материалы, которые предлагается использовать в качестве доказательств, на основе чего будет составлен соответствующий протокол, который будет полностью удовлетворять имеющимся формальным требованиям. Это значительно повышает вероятность успешного использования подобных доказательств. Наиболее значимыми факторами здесь становится полнота содержимого подобного предоставляемого доказательства, а также наличие и возможность предоставления информации о других значимых обстоятельствах конкретного дела. К примеру, в качестве подобного важного обстоятельства можно рассматривать принадлежность номера телефона конкретному лицу.
Основным недостатком данного подхода можно выделить лишь повышенные материальные затраты, связанные с обращением к нотариусу. Однако подобный негативный фактор всплывает только при сравнении с самостоятельным обеспечением доказательной базы, что логично, поскольку в этом случае человек возьмет все обязанности по обеспечению и оформлению документов на себя. Также стоит помнить о том, что, если вы выбираете обращение к нотариусу, то следует готовиться и к определенным временным затратам, потому сделать все в самый последний момент однозначно не удастся.
Главное преимущество также становится вполне очевидным: подобное оформление документа явно не оставит каких-либо вопросов у суда. Здесь очень важным дополнением становится факт того, что доказательная база может быть обеспечена даже после подачи иска в суд. Это стало возможным после вступления в силу с 1 января 2015 года соответствующего Федерального закона № 457.
Если же рассматривать процесс подготовки доказательств с точки зрения законов, регулирующих деятельность нотариуса, то данное лицо после поступления соответствующего заявления от клиента приступает к подготовке соответствующих доказательств, которые требуются для административного органа. При подготовке доказательной базы нотариус может зафиксировать письменные пояснения свидетелей, изучает и анализирует предоставленные письменные и вещественные доказательства. Документ, удостоверенный нотариусом, закрепляет факт того, что стороны достигли определенного соглашения или согласовали его существенные условия в рамках электронной переписки, что может рассматривать в суде, как весомое доказательство.
Подобная деятельность не определяется строгим регламентом, поэтому каждое лицо выбирает для себя наиболее оптимальный алгоритм и подход. Достаточно популярным способом является создание скриншотов диалогов, которые впоследствии заверяются. В некоторых случаях скриншоты могут быть предоставлены суду даже без заверения.
Вторым вариантом предоставления информации является «распечатка» диалога, который называется «актом осмотра».
Оба подобных варианта будут недействительными без предоставления телефона, который содержит подобную переписку. В случае возражения противоположной стороны, без телефона все распечатанные бумаги не обладают доказательственной силой. Здесь очевидным становится главная проблема: что если будет потерян доступ к подобной информации на телефоне? К примеру, телефон будет утерян, сообщения удалятся по ошибке пользователя или из-за программного сбоя. К сожалению, ответ здесь достаточно прост – доказательная база становится утерянной. То есть, без обращения к нотариусу существует большая вероятность того, что человек останется ни с чем.
К тому же, при самостоятельной подготовке доказательной базы существует достаточно большая вероятность того, что суд все равно откажется от ее рассмотрения. Отказ может быть аргументирован тем, что суд не будет рассматривать предоставленную информацию в качестве доказательства до тех пор, пока все предоставленные таблицы вызовов и сообщения не будут заверены оператором связи (дело № А50-7834/2015). Такое как правило случается когда переписка является ключевым доказательством по делу.
На основе всех рассмотренных тезисов и прецедентов формируется однозначный вывод: электронная переписка посредством социальных сетей, мессенджеров или СМС может выступать в качестве доказательной базы для гражданских дел.
Для того чтобы избежать любых проблем с оформлением документа и потерей доказательств, рекомендуется заверить их нотариально. Самостоятельно подготовленные скриншоты и выписки из переписок могут выступать в качестве доказательства, однако потребуется предоставить телефон с перепиской на судебное обозрение. В противном случае предоставленные доказательства не будут иметь юридической силы. Также, зачастую, для судебного рассмотрения требуется запрашивать подтверждения и детализацию звонков или выхода в Интернет в оператора связи. Отдельное внимание необходимо уделять полноте предоставляемой информации и проведению экспертизы.
Судебная практика по юридической силе электронной переписки
Здесь мы бы хотели привести, на наш взгляд, грамотное и правильное решение суда, который, несмотря на условие договора о том, что результат оказания услуг (маркетинговое исследование) должен быть передан на материальном носителе, что должны быть составлены акты оказания услуг, установил факт надлежащего оказания маркетинговых услуг при наличии доказательства его направления заказчику по электронной почте.
Сразу оговоримся, что в судебной практике встречаются и противоположные решения, когда суды занимают формальную позицию несоблюдения условий договора. На судебное решение влияют не только нюансы конкретных обстоятельств, но и то, как эти нюансы в суде преподносятся и обосновываются.
Обратите внимание, что переписка представлена в виде нотариального протокола осмотра доказательств. Нотариальный протокол действительно воспринимается судами лучше, но зачастую вполне можно обойтись и без него (это задача вашего юриста – представителя в суде).
Суд оценил переписку сторон по электронной почте, которая велась как при согласовании договора, так и в процессе его исполнения (оказания услуг). Именно этот факт позволил суду не применять четкое условие договора о выражении результата исследования на материальном носителе. Действительно, было бы недобросовестно констатировать неоказание услуги лишь по формальному критерию, что он был направлен по электронной почте, которую обе стороны активно использовали в своих деловых отношениях, а не передан на материальном носителе.
Из общих рекомендаций: договор должен отражать фактические договоренности и то, как он фактически будет исполняться. Если никому не нужны бумажные документы, акты, то и пропишите так в договоре. Первичные отчетные документы могут быть и в простой электронной форме (есть исключения, как, например, для компаний, платящих НДС, — счета-фактуры в электронной форме должны быть подписаны квалифицированной подписью).
Другие виды электронной переписки — переписка в ватсапе (Whatsapp), телеграмм (Telegram) как доказательство в суде
Помимо электронной почты, для связи все чаще используются SMS-сообщения, различные мессенджеры, такие как «Whatsapp», «Telegram», «Viber» и другие. По сути сообщения из СМС и мессенджеров идентичны перепискам по электронной почте, поэтому являются лишь разновидностью электронного сообщения. Следовательно, они также могут быть приняты в качестве доказательства при условии, что отвечают всем установленным критериям.
Для приобщения переписки в SMS-сообщениях и мессенджерах в качестве доказательств по делу, подобно скриншотам, необходимо нотариальное заверение либо самостоятельное оформление: создание скриншота либо печать текста сообщений на бумаге. В последнем случае противоположная сторона часто выражает протест против принятия такого доказательства. Поэтому надежнее, заверить переписку у нотариуса — в этом случае оно будет точно соответствовать всем процессуальным требованиям и принимается судом без дополнительного доказывания.
Кроме того, требуется доказать принадлежность телефонного номера конкретному лицу, а также факт передачи сообщений. Для этого делается запрос оператору, если он зарегистрирован непосредственно на само лицо. На практике встречаются и другие случаи: когда номер телефона оформлен на организацию. При таких обстоятельствах принадлежность номера может устанавливаться по информации в договоре или на интернет-странице. Чтобы доказать факт передачи сообщения, нужно запрашивать детализацию сообщений у оператора услуг связи (интернет-провайдера).
Несомненным преимуществом электронной переписки является оперативность, поэтому в современных условиях энергично развивающегося бизнеса переписка при помощи электронных средств(электронная почта, смс и мессенджеры) является основным средством достижения договоренностей между контрагентами.
В том числе, с помощью электронной переписки ведется преддоговорная работа (переговоры по поводу заключения договора), претензионная переписка, оформляются отдельные заказы на оказание определенной услуги или выполнение работы и др.
Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.
В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.
Переписку по электронной почте стороны чаще всего используют для установления конкретных обстоятельств дела и доказывания факта направления юридически значимых сообщений (уведомлений, претензий, актов, отчетов и др.).
Существует обширная судебная практика, в соответствии с которой суды не принимают ссылку стороны на электронную переписку, если в договоре не было отдельного оговорено её использование, а противоположная сторона оспаривает получение по электронной почте юридически значимого сообщения.
В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.
Общие требования к форме сделки
По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.
Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).
ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:
- для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
- договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).
Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:
- должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
- документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.
Если условия об электронном взаимодействии нет…
Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.
На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.
О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.
Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.
Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.
Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.
Даже без ИП можно заключить договор. В теории
Теоретически фрилансер может использовать разные виды договоров, например, авторский договор или договор подряда. Каждый имеет свои нюансы, Но суть одна — клиент по договору получает работы/услуги, и обязуется оплатить их исполнителю (фрилансеру). Также по российскому законодательству, если ваш клиент — фирма, то ее бухгалтерия обязана удержать из сумм гонораров налоги, в частности, НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13%. Если вы заключили договор на сумму 1000 руб., на счет получите 870 руб.
Однако компаниям не интересно заключать договоры с физическими лицами, из-за необходимости разбираться с налогами. Поэтому проще всего зарегистрировать ИП и сотрудничать с клиентами как индвидуальный предприниматель. Сразу перейдите на упрощенку (упрощенный режим налогообложения) с оплатой 6% от оборота. Теперь вы заключаете договор с клиентом, получаете от него оплату на счет и сами платите все налоги с доходов.
Факсимильные документы
Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.
|
Судебно-арбитражная практика Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными. Истец доказал, что: ● факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются; ● в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве). Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком. |
Практические рекомендации
Во избежание споров следует:
● прописывать в письменном договоре возможность передачи документов по факсу или электронной почте, конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами;
● отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем будет дополнительной гарантией.
В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: участие и ответственность посредников, распределение рисков между сторонами, идентификация отправителя. Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.
Общие требования к форме сделки
По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.
Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).
ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:
- для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
- договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).
Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:
- должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
- документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.
Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте
В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь – самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь назначение документа – доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, т.е. в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу.
Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), контрольная сумма…
Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.