Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка о премировании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.
Нюансы о премировании
Надо понимать, что достижение высоких результатов — не всегда заслуга одного человека или отдела. В записке надо указывать всех сотрудников, и выплаты должны получить все: и работники отдела рекламы, и юристы, и бухгалтер. Суммы обычно отличаются, если только предприятие не установило фиксированные суммы.
Если возникает необходимость поощрить новичка, то обычно пишут служебную записку на фиксированную премию на испытательном сроке, которую заранее прописывают в положении о премировании. Если работники выполняют одинаковые функции, занимают одинаковые должности, размер премии для них надо делать одинаковым. Иначе легко доказать дискриминацию и привлечь работодателя к ответственности.
Обратите внимание на сроки выплат, в которые перечисляют премии. В докладных записках о премировании об этом не говорят, потому что сроки обычно указывают в ЛНА, к примеру, по итогам прошедшего года — до 28 (29) февраля следующего года. Если речь идет о нерегулярных выплатах, допустим, в связи с заключением крупной сделки, то стоит оговорить, когда человек получит обещанное.
Служебная записка на премию
Служебная записка представляет собой вид внутреннего документа организации, с помощью которого можно оперативно решать служебные дела. Её цель – уведомление лица о какой-то проблеме, событии либо внесении предложения. Служебная записка о поощрении сотрудников составляет по внутренним правилам той или иной компании, так как единого унифицированного шаблона подобного документа не существует. Так, в ней должны отображаться следующие ведомости:
- адресат с указанием ФИО человека, а также его должности;
- данные составителя бумаги;
- наименование документа, его номер и дата составления;
- суть вопроса;
- предложение либо ожидаемые действия адресата;
- подпись составителя.
Поэтапное заполнение пунктов
| n/n | Описание части |
| 1. | В правом углу заполняется «шапка» документа. В ней дается указание на составителя и получателя, а также содержится наименование компании. Пример: «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.» |
| 2. | В середине листа содержится наименование документа «Служебная записка». |
| 3. | В основной части дается разъяснение сути обращения: «Прошу Вас поощрить менеджера по продажам Иванова С.А. за привлечение 2-х крупных клиентов в течение одного месяца, выдав ему премию в размере 30.000 рублей, что составляет 5% от заключенных им новых контрактов». |
| 4. | Внизу ставиться подпись с указание должности и расшифровка. Например, «начальник отдела продаж подпись Ломов Е.Д.». Также проставляется дата: «11 августа 2022 года». |
Служебка на премирование не имеет унифицированной формы. Компания может установить свою форму документа.Условно служебную записку можно разделить на три части.
Шапка, в которой указываются:
- должность и Ф. И.О. руководителя компании, на имя которого пишется документ;
- должность и Ф. И. О. начальника, который хочет поощрить своих подчиненных;
- заглавие документа – «Служебная записка о премировании сотрудника/сотрудников»;
- дата и место составления.
Основная (текстовая) часть. В ней обычно просят руководителя компании поощрить определенных сотрудников денежной премией. Стоит также указать:
- основные сведения о поощряемом работнике – должность, отдел, в котором он трудится;
- конкретные заслуги и достижения сотрудника, за которые его хотят отметить денежной премией;
- вид поощрения – обычно пишут определенную денежную сумму.
Заключительная (нижняя) часть, которая включает:
- должность, подпись составителя документа и ее расшифровку;
- дату составления документа.
Служебная записка на премирование сотрудников: образец
Итак, способом ведения внутренней деловой переписки является служебная записка. При обсуждении размеров материального поощрения она составляется начальниками отделов, департаментов и иных структурных подразделений компании. Окончательное решение о выплате премии принимается высшим руководством.
При организации системы внутреннего документооборота рекомендуется утвердить единый шаблон ходатайств о премировании. Главное условие — в бланке должна быть отражена вся необходимая информация, в том числе, причина поощрения. Записка может быть составлена от руки или в печатном виде на чистом листе формата А4.
Если руководство предприятия хочет выделить достижения отдельного сотрудника, ему может быть выписана внеплановая разовая премия. В этом случае, а также при начислении выплат, носящих систематический характер составляется служебная записка о премировании сотрудников (скачать образец можно в конце статьи). В документе надо отразить главное условие — основание для выплаты премии.
В служебку также необходимо включить:
- наименование предприятия;
- Ф. И. О. директора, на имя которого пишется записка;
- структурное подразделение, руководство которым возложено на лицо, составляющее документ;
- название документа;
- основная информация о должностных лицах, кандидатуры которых рекомендуется рассмотреть при поощрении (перечисление Ф. И. О. работников, их должностей, стажа работы);
- основание для поощрения (перечень достижений в профессиональной сфере);
- дата, которой был оформлен документ;
- подпись, ее расшифровка, должность начальника структурного подразделения.
Директор, которому адресована служебная записка о премировании сотрудников, ставит на ней резолюцию: премировать сотрудника или отказать. После одобрения служебной записки на премирование сотрудника руководитель издает приказ о премировании, который передается в отдел кадров и бухгалтеру по кадровым вопросам для исполнения.
Наши эксперты подготовили для вас образец служебной записки о премировании сотрудников.
Нюансы о премировании
Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.
Надо понимать, что достижение высоких результатов — не всегда заслуга одного человека или отдела. В записке надо указывать всех сотрудников, и выплаты должны получить все: и работники отдела рекламы, и юристы, и бухгалтер. Суммы могут отличаться, если только предприятие не установило фиксированные суммы. Если работники выполняют одинаковые функции, занимают одинаковые должности, размер премии для них надо делать одинаковым. Иначе легко доказать дискриминацию и привлечь работодателя к ответственности.
Обратите внимание на сроки выплат, в которые перечисляют премии. В докладных записках об этом не говорят, потому что сроки обычно указывают в ЛНА, к примеру, по итогам прошедшего года — до 28(29) февраля следующего года. Если речь идет о нерегулярных выплатах, допустим, в связи с заключением крупной сделки, то стоит оговорить, когда человек получит обещанное. Обычно премию выдают вместе с ближайшей заработной платой или в сроки, указанные в приказе на выдачу денег. И здесь важно, чтобы установленные сроки не нарушались, поскольку за задержку обязательных выплат работодателю грозит штраф.
Как оформить приказ, если сотрудникам фирмы выписали премию (образец)
Для оформления приказа о премировании существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:
- Т-11, оформляемая при премировании одного работника;
- Т-11а, составляемая при поощрении группы работников.
Однако эти формы не обязательны к применению и ничто не препятствует оформлению работодателем подобных приказов по разработанной самостоятельно форме.
Основанием для оформления приказа послужат:
- утвержденные руководителем организации итоги распределения регулярных (систематических) премий;
- имеющая положительную резолюцию руководителя организации служебная записка о представлении работника на нерегулярную (разовую) премию.
Образец заполнения приказа на премирование, составленный на бланке формы Т-11, можно увидеть на нашем сайте.
Как выглядит образец ходатайства о премировании сотрудников?
Назначение премиальных выплат в отношении тех или иных сотрудников в компании не происходит спонтанно. Указанная выплата предполагает документальное обоснование в виде того же ходатайства, а также исполнение условий назначения согласно нормам, закрепленным в Положении о премировании.
А так как при нарушении процедуры начисления премии возможны определенные сложности, о всех правилах начисления стимулирующих выплат желательно знать заранее.
В трудовом законодательстве отсутствует прямое указание на начисление премий, но оговорено, что работодатель вправе устанавливать в компании стимулирующие выплаты, порядок перечисления которых регулируется уже локальными актами.
Так, в ст.135 ТК РФ сказано, что ту же процедуру премирования руководство может осуществлять на основании того же Положения о премировании либо же коллективного или трудового договора, но при условии, что указанные документы составлены с учетом норм ТК РФ и не нарушают прав действующих сотрудников.
То есть дирекция предприятия не может начислять премиальные выплаты спонтанно по собственному разумению, исходя из личного отношения к тому или иному работнику.
Наоборот, стимулирующие проплаты должны рассчитываться исходя из трудовых и иных показателей, которые напрямую связаны со спецификой занятости в той или иной компании.
Причины для написания ходатайства
Поводом для написания ходатайства о награждении почетной грамотой могут служить самые разные обстоятельства. Не обязательно совершать какой-то глобальный трудовой подвиг, это может быть просто отличное выполнение своих трудовых обязанностей вкупе с неукоснительным соблюдением трудовой дисциплины. Однако, чаще всего, сотрудники награждаются за
- перевыполнение поставленных планов по продажам или производству продукции,
- достижение определенного стажа работы на предприятии (как правило, свыше 10 лет),
- особые трудовые заслуги.
Как правило, само награждение почетными грамотами бывает приурочено к какому-либо ответственному или праздничному мероприятию и проходит в торжественной обстановке при полном собрании сотрудников предприятия.
Пример составления ходатайства о награждении сотрудника
- Вначале документа слева или справа, несколько строк отводится для информации об адресате и авторе ходатайства. Здесь указывается
- название компании,
ее руководитель (его должность, фамилия, инициалы),
- Далее в основную часть вписывается
- должность,
- фамилия, имя отчество сотрудника, который представляется к награждению,
- повод для поощрения,
- а также мероприятие, к которому оно приурочено.
- Ниже отдельным пунктом нужно внести перечень прилагаемых к ходатайству дополнительных документов.
- В завершении его при необходимости надо согласовать с ответственным сотрудником, а также поставить подпись непосредственного составителя.
а также аналогичным образом вносятся сведения о том, от лица кого пишется документ.
В трудовом законодательстве отсутствует прямое указание на начисление премий, но оговорено, что работодатель вправе устанавливать в компании стимулирующие выплаты, порядок перечисления которых регулируется уже локальными актами.
Так, в ст.135 ТК РФ сказано, что ту же процедуру премирования руководство может осуществлять на основании того же Положения о премировании либо же коллективного или трудового договора, но при условии, что указанные документы составлены с учетом норм ТК РФ и не нарушают прав действующих сотрудников.
То есть дирекция предприятия не может начислять премиальные выплаты спонтанно по собственному разумению, исходя из личного отношения к тому или иному работнику.
Наоборот, стимулирующие проплаты должны рассчитываться исходя из трудовых и иных показателей, которые напрямую связаны со спецификой занятости в той или иной компании.
Стоит отметить и тот факт, что все премиальные начисления относятся к полученным доходам, что предопределяет применение к ним стандартных вычетов, то есть тех же страховых взносов и налогов.
Поэтому при определении суммы премий руководство должно еще и рационально подходить к самой сумме, и не завышать ее необоснованно.
Ведь все начисления периодически проверяются теми же контролирующими органами, и суммы премий подвергаются тщательному анализу. Это предполагает, как минимум, правильное документальное оформление с учетом норм, отраженных в локальных актах.
Образцы записок на материальное поощрение наёмных работников
Служебная записка о премировании сотрудника пишется в вольной форме. Однако важно включить в неё обязательные элементы, поэтому изучите представленный ниже пример, включающий все важные атрибуты.
Исполняющему обязанности директора
ООО «Промышленные технологии»
Иванову И. К.
от заместителя отдела производства
Смирнова М. Б.
Служебная записка
Кузнецов Николай Николаевич работает в должности слесаря в отделе производства предприятия «Промышленные технологии» в течение 5 лет (с 10.01. 2013 года). За период он зарекомендовал себя как высоко квалифицированный и трудолюбивый профессионал.
За первый квартал 2018 года слесарь Кузнецов перевыполнил производственный план на 100%, что дало возможность оптимизировать производственный процесс и увеличить прибыль в отчётном периоде. В связи с этим прошу Вас выплатить Кузнецову Н. Н. Материальное поощрение в размере двух окладов.
02.04.2018
(Подпись начальника цеха с расшифровкой).
На практике распространены и более упрощённые варианты составления данного документа: «Прошу вас премировать слесаря цеха № 4 Кузнецова Н. Н. в размере двойного оклада в связи со стопроцентным перевыполнением квартального производственного плана».
Оба варианта равноправны, вы можете использовать любой из них или составить собственный на их основе. Главное — проследите за наличием всех требуемых реквизитов и корректным изложением причины премирования, иначе документ не сможет вступить в законную силу.