Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Звіт. Службова записка. Рапорт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Службова записка про преміювання пишеться, колиначальник бажає заохотити співробітника за продуктивну працю. З точки зору працівника, процес преміювання простий, для начальника же, особливо якщо організація не має положення про преміювання і вважає за краще обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.
Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:
- реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
- найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).
Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:
- Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
- Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів «у зв’язку …».
- Третя частина — заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.
Службова записка, приклад якої допомагає намрозібратися в правилах оформлення, з’єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов’язково з’являється і в відповідних документах.
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Як скласти доповідну записку?
Доповідна записка за своєю структурою схожа на службову. Головною її відмінністю є адресат: якщо в службовій записці інформація може бути спрямована будь-якого іншого співробітника, то в доповідній повідомлення адресується вищій посадовій особі.
Способи оформлення доповідної записки відрізняються в залежності від призначення. Зокрема, внутрішня доповідна, яку направляють керівництву всередині організації, оформляється так само, як і службова записка. Різниця полягає в утриманні текстового блоку, який називається «Доповідна записка», містить виклад суті проблеми, пропозиції щодо її усунення або опис вже вжитих заходів.
А ось при складанні зовнішньої доповідної записки, яка адресується співробітникам інших організацій, правила суворіші:
- Документ складається на фірмовому бланку організації.
- Записка реєструється в книзі вихідних листів компанії, при цьому присвоєний реєстраційний номер вказується в шапці записки. Також, при отриманні записки, вона реєструється як вхідний документ в організації адресата.
- Зовнішня записка підписується, як правила, керівником фірми або його заступником. При відправці також можуть знадобитися підписи начальників інших відділів.
- Дата складання записки є датою її підписання і відправки.
- Якщо записка супроводжується документальними програмами, то в текстовій її частини складається перелік доданих документів.
Текстова частина доповідної записки залежить від її призначення:
- Звітна доповідна повинна містити інформацію про хід робіт, виконанні термінів, опис поточних проблем і т.д. Такий звіт дозволяє начальнику вчасно помітити недоліки в роботі та усунути їх.
- Доповідна записка, інформує про конкретну ситуацію, складається з докладного опису проблеми і пропозицій щодо її поліпшення (усунення). На практиці досить часто подібні документи присвячені скаргами на порушення співробітниками трудової дисципліни і носять негативний характер, тому в викладі інформації важливо опустити емоційну складову і дотримуватися суті.
Службова записка – призначення і приклад написання
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Служебная записка. Образец написания
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).
Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).
Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.
Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.
Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.
Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.
Службова записка – призначення і приклад написання
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.
- Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:
- В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
- Ниже пишется номер записки и название.
- Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
- В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
- Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.
Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).
Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Як писати пояснювальну записку: що говорить закон
Якщо говорити коротко, то пояснювальна – це такий документ, де викладається інформація стосовно конкретної дії, поступку або факту. У більшості з нас пояснювальна записка до керівництва ассоціюється з яким-небудь порушенням. Дуже часто про пояснювальну записку згадують кадровики – у разі відсутності працівника на робочому місці. Разом з тим, цей документ широко застосовується не тільки у трудових правовідношеннях.
У вітчизняному праві немає нормативно-правового акта, який би встановлював чітки вимоги стосовно пояснювальної записки – як вона пишеться, яку має структуру, який є зразок цього документа. Разом з тим, вона все являється офіційним документом.
Перш за все, необхідність її складання можна знайти у трудовому праві. Приміром, необхідність відібрання пояснення чітко встановлена «Інструкцією про порядок проведення службових розслідувань в органах внутрішніх справ України». Біль того, якщо таке пояснення не відібрано, завершувати службове розслідування неможна.
Як писати пояснювальну записку?
Пояснювальна – це підтвердження співробітником своєї провини в письмовій формі. Тому перед тим як її скласти, слід уважно ознайомитися зі своїми правами та обов’язками. Однак сильно захоплюватися не варто, так як є ризик зіпсувати відносини з начальством і свою кар’єру. Краще, писати пояснювальну записку на комп’ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії по трудових розбіжностей:
Краще, писати пояснювальну записку на комп’ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії по трудових розбіжностей:
- У правому верхньому куті вкажіть ім’я керівника чи іншої посадової особи, якій ви подаєте пояснення.
- Нижче, під адресою, вказуєте своє ім’я та посаду.
- По центру вказуєте найменування документа: «Пояснювальна».
- В основній частині вашої пояснювальній йде виклад конкретних фактів, які призвели до ситуації, що вимагають роз’яснень.
- В самому кінці проставляєте дату подачі документа і свій особистий підпис.
Винуватцеві у зверненні слід бути точним вказуючи дату і час події, а також у вказівці скоєних ним будь-яких дій, їх правомірність і те, чим він керувався, приймаючи своє рішення. Також можна вказати на те, що автор діяв так саме через те, що від цього вимагала ситуація чи можливо він був до неї причетний і зовсім. Подібний підхід може пом’якшити сприйняття скоєних діянь в очах того, хто буде приймати вирішальне значення в даному питанні.
Перед тим як приступати до написання, можна переглянути зразки готових документів в інтернеті. Готова записка передається на розгляд начальству підприємства або уповноваженій особі, де він проставляє резолюцію щодо винуватця трапилася ситуації, із зазначенням подальших дій. Якщо роботодавець вирішити залучити співробітника до дисциплінарних стягнень, пояснювальна прикладається до справи в ролі докази.
Вищі органи повинні давати 2 дня на написання звернення, тому не обов’язково приступати до написання відразу. У цей час ініціатор може порадитися з юристами, колегами щодо ситуації, що склалася. Також це допоможе заспокоїтися і поглянути на те, що сталося на справді. Адже, саме на її підставі керівництво прийматиме рішення про стягнення штрафу, зниження рівня посади йди відсторонення громадянина зі звільненням через невідповідність із займаної посади.
Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:
- реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
- найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).
Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:
- Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
- Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів “у зв’язку. “.
- Третя частина – заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.
Службова записка, приклад якої допомагає нам розібратися в правилах оформлення, з’єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов’язково з’являється і в відповідних документах.
Приклад написання службової записки
Директору ТОВ «Росток»
Самелюк Анатолію Петровичу
менеджера відділу продажів ТОВ «Росток»
Кузнєцової Оксани Іванівни
(Можна вказати паспортні дані, адреса проживання або робочу адресу, табельний номер співробітника, що присвоюється при прийомі на роботу)
від 25 грудня 2014 р
№ 31 від 25.12.2014 (реєстраційний номер)
У зв’язку з продовженням відрядження до Москви, згідно даних документа № 27 від 15.12.2014: тривалості відрядження мала бути від 17 грудня 2014 року по 20 грудня 2014 року, але фактична тривалість відрядження: з 17 грудня 2014 року по 23 грудня 2014 року, в зв’язку з рішенням відповідних організаційних питань. Звіт про виконану роботу надано керівнику відділу продажів ТОВ «Росток» Крамар Миколі Миколайовичу.
Квитки про відправлення і прибуття додаються. Прошу виділити відповідну суму на відрядження – у розмірі 10 тис. Руб.
25.12.2014
менеджер відділу продажів ТОВ «Росток»
Кузнєцової О. І. (і особистий підпис).
Якщо службова записка займає кілька аркушів А4, то кожен з них нумеруються.
Важливі особливості та формулювання
У діловому поведінці, особливо у держслужбовців, повинна дотримуватися етика. Службова записка «Доводжу до вашого відома …» не відповідає необхідним високим етичним нормам. Написати про порушення трудового розпорядку можна простіше, пропустити в доповідній фразу «доводжу до вашого відома» і відразу почати викладати факти і суть події. Наприклад: «Вчора, 15.08.2018, було зірвано заняття в навчальному класі через …».
Часто виникає питання, якщо в установі прийнятий електронний документообіг, як писати службову записку, зразок її оформлення той же, і чим він відрізняється від паперового? Оформлення в електронному вигляді не має істотних відмінностей. При відправці по електронній пошті можна запросити повідомлення про те, що він прочитаний адресатом.
Пояснювальна записка (зразок) на роботу: приклад № 1
Найбільш часто зустрічаються ситуації пов’язані з прогулами або запізненнями на роботу.
Командиру військової частини 65487
Полковнику Сидорову С. С.
Від службовця МО РФ, діловода
Волкова Н. Л.
Пояснювальна записка
Про запізнення на роботу 16 травня 2014 року
Я, Волков Роман Львович, 16 травня 2014 року запізнився на роботу на 4 години. По суті ситуації можу пояснити наступне. Сьогодні вранці, під час мого прямування на роботу на власному автомобілі, я став свідком ДТП. У зв’язку з цим був змушений давати свідчення співробітникам ГИБДД. Це зайняло досить багато часу. Додаю копію протоколу в якості доказу і підтверджує записку інспектора ДІБДР Орлова П. П.
16 травня 2014 року (підпис) Волков Р. Л.
В каких случаях документ нужен
Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.
Законодательно форма и причина написания документа не регламентируются, но унифицированная форма составления документа может быть утверждена локальными актами организации. Среди причин написания записки, как правило, выступают:
- Наличие у сотрудника необходимости выразить свою точку зрения в случае возникновения продолжительной конфликтной ситуации;
- Появление у инициативного работника идеи по улучшению организации, как по созданию лучших условий труда, так и по общей рационализации производственной деятельности;
- Появление необходимости привлечь внимание руководства в случае проступка кого-то из сотрудников: будь то некорректное поведение или невыполнение поставленных перед ним производственных задач;
- Неправомерная передача полномочий подчиненным;
- Несогласия работника с тем или иным решением руководства организации;
- Возникновение ситуации, которая могла принести организации материальный или иной ущерб;
- Достижение сотрудником определенных успехов, за которые, по его мнению, он должен быть награжден (премирование и т.д.);
- Возникновение споров административного или производственного характера;
- Появление необходимости в создании отчета, фиксирующего определенный этап деятельности организации и т.д.
Вообще, написать докладную записку может любой сотрудник, но на практике процесс составления этой бумаги базируется на принципе иерархической лестницы: то есть руководитель структурного подразделения составляет записку на имя руководителя в лице гендиректора. В дополнение к этому конфликт должен решаться сначала на локальном уровне, с участием руководителя подразделения, и только в том случае, если он сочтет нужным донести начальству информации о происшествии, составляется докладная записка.
Документ может составить и другой сотрудник, но все равно потребуется его заверение непосредственным руководителем (характер заверения определяет организация. Как правило, достаточно поставить подпись, ее расшифровку и дату ознакомления).
Но что делать, если докладная пишется на непосредственного (начальника) руководителя? Все равно нужно добиваться получения визы от руководителя? Нет, конечно. Если сотрудники, находящиеся в подчинении, считают нужным донести до директора информацию о проступке, который совершил их руководитель, в визировании нет необходимости. Бумагу можно предоставить генеральному директору. Составляется она по те же правилам и оформляется по тем шаблонам, которые мы привели ниже.