Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Юридическая группа «ЮрКонсульт»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такой документ подтверждает свершившийся факт доставления выкупленного заказа. Либо он предназначается для осуществления хранения, если покупатель остался недоволен и пошел в отказ. Важным аспектом при подписании является осмотр приобретаемой продукции. Ведь это документальное подтверждение могут использовать в своих интересах оба участника. Особенно при возникновении спорных вопросов. Принимающая сторона в данной ситуации фактически расписывается за то, что не имеет недовольств относительно покупки. Что доставленные ТМЦ соответствуют ожиданиям (договорного характера).
Цель оформления:
- Для отражения перехода ценностей от одного лица другому (юридических и реже физических).
- Для заверения того, что принимаемый груз доставлен в соответствующем виде, количестве и с нужными качественными параметрами. А также в обговоренный временной промежуток. Несоблюдение этих моментов позволит вернуть деньги в полном объеме.
Инструкция по написанию
Этот документ предоставляет обычно поставляющее лицо. Соответственно, используются для этого собственные бланки. Если говорить о товарообороте между двумя торговцами, то используемые ими варианты могут отличаться. Например, когда речь идет о поставке оборудования и софта другому предпринимателю для организации его деятельности (учета продукции и отладки процесса продаж). Такая документация чаще не отправляется на согласование. В первую очередь в нем заинтересован именно поставщик («продажник»). Поэтому он и предлагает подписать отправляемую им бумагу. Форма акта приемки-передачи товара от покупателя не распространена. Хотя никто не запрещает обговаривать эти нюансы заблаговременно.
Правовая сторона документа
Законодательство не требует обязательного оформления такого рода документа при поставке товара. Однако стороны сделки часто настаивают на его составлении с целью обеспечения правовой защиты. Наличие подписанного документа позволит подтвердить количество, качество и сохранность доставленных ТМЦ.
Несколько ситуаций, когда акт прямо нужно составить:
| Основание | Причина |
| Передача товара сопровождается обязательной проверкой его качества. | Такое котируется, например, для передачи от одного лица (предприятия) другому какого-либо высокотехнологичного оборудования, исправность которого должна быть зафиксирована ответственным специалистом. |
| Одно лицо (предприятие) передает товар другому на хранение, причем второй при этом несет ответственность за его сохранность. | Посредством акта фиксируется изначальное состояние оборудования, включающее в себя ряд параметров таких, например, как внешний вид, технические характеристики, наличие каких бы то ни было дефектов. Также с помощью бумаги обозначаются условия хранения товара, при которых товар будет в сохранности (например, если речь идет об оборудовании из металла, следует указать требуемый уровень влажности, чтобы материал, из которого изготовлено оборудование, не подвергался воздействию коррозии). Также стоит обозначить в бланке акта человека, который будет следить за сохранностью товара и будет нести за нее ответственность. |
Как составить для приема-передачи материальных ценностей
Следующий вариант — передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее – МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае необходимо составить документ. Это разрешается сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества и лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.
Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.
Акт приема-передачи товара по госконтрактам
Отметим, что в сфере госконтрактов простые образцы актов приема-передачи регулируются более расширенно и императивно.
Так, в работе таможенных органов применяется приказ ФТС РФ от 30.07.2010 № 1421, устанавливающий образцы государственных контрактов (договоров) на поставку, хранение и пр.
В пояснениях ко всем видам госконтрактов, кроме договора хранения, отмечено, что решение вопроса о необходимости составления акта исполнения госконтракта принимается сторонами самостоятельно. Вопрос о приеме-передаче продукции по договору поставки может, если на это есть прямое указание в договоре поставки (п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18), регулироваться положениями Инструкций о порядке приемки:
- продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 15.061965 № П-6);
- продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 25.04.1966 № П-7).
Акт приема-передачи товара: обязательные реквизиты
Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:
- Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
- Дата заполнения документа;
- Название компании, которая составила документ;
- В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
- Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
- Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
- Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.
Акт возврата товара поставщику
Акт возврата товара используется для удостоверения факта такого возврата. Бумага используется, если получателю пришел товар ненадлежащего качества либо несоответствующего заявленным техническим характеристикам.
Факт! Разрешается также вернуть ценности надлежащего качества, если их невозможно использовать. Сам такой факт возможен, если это допустимо по договору.
Составление акта возврата производится в присутствии представителей обеих сторон: принимающей и поставщика. Составляется документация в свободной форме или по ранее установленному шаблону одной из компаний. В документе прописываются:
- Идентификационные сведения о бумаге (название, учетный номер, место и дата составления).
- Блок информации о сторонах. Это названия компаний, адреса, организационно-правовые формы и представители. Уполномочены на представление интересов зачастую директоры и их заместители. Прописываются, на каких основаниях эти лица представляют интересы компаний.
- В этом же блоке прописываются номера соглашений и договоров, на основании которых происходит сотрудничество.
- В основной части подробно описывается приемка-передача продукции, подробная информация о ней. Указываются обнаруженные дефекты и несоответствия, на основании каких документов они выявлены. Если проводилась экспертиза – данные о ней заносятся в этом пункте.
- По результатам акта прописываются дальнейшие действия (полный возврат денег и точная сумма, обмен, ремонт или замена комплектующих).
Акт о недостаче товара
Акт о недостаче составляется, если обнаружена нехватка товаров в случаях:
- при приемке;
- при ревизии;
- при недопоставки (недовложении).
При этом если осуществляется поставка товаров, то получатель должен оприходовать фактическое количество продукции, а на недостающий объем составить акт расхождения при приемке. За основу можно взять форму ТОРГ-2, добавив или удалив какие-либо пункты.
Вне зависимости от причины недостачи, акт составляется в свободной форме или по установленному в компании образцу. Важно указать:
- реквизиты предприятия, на котором выявлена недостача;
- информацию о документе;
- факт хоздеятельности (в нашем случае – недостача, указание при каких обстоятельствах;
- подписи сторон.
Как подготовить корректный акт
Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца акта приема-передачи материальных ценностей. Поэтому документ можно подготовить в произвольной форме, утвержденной внутренними регламентами компании. При этом необходимо обеспечить соблюдение требований, сложившихся в деловом обороте.
В акте обязательно приводят следующую информацию:
- название документа, отражающее экономическую сущность – «Акт передачи ТМЦ» и т. п.;
- место составления бумаги и дата (совпадает с числом, когда фактически передают товары);
- названия фирм-контрагентов, их юридические адреса, ИНН, ОГРН и др.;
- Ф.И.О. и должности сотрудников, чьи подписи будут проставлены;
- сведения о документе-основании (№ и дата договора, заключенного между сторонами);
- информация о передаваемых товарах (ассортимент, количество, стоимость);
- сведения о текущем состоянии продукции (указание, что дефектов и расхождений по количеству нет или подробное описание обнаруженного брака);
- подписи уполномоченных лиц, оттиски печати организации (если есть).
Oбязaтeльнo пoдпиcывaют пpинимaющиe и пepeдaющиe лицa. Нaзывaютcя oни в aктe тaк жe, кaк в дoгoвope: пpoдaвeц и пoкyпaтeль, apeндoдaтeль и apeндaтop и т.д. Ecли cтopoнoй пo дoгoвopy выcтyпaeт чeлoвeк, oн мoжeт пoдпиcaть caм или дaть кoмy-тo дoвepeннocть. Ecли в cдeлкe yчacтвyeт кaкaя-тo кoмпaния, зa нeё cтaвит пoдпиcь pyкoвoдитeль или кaкoй-тo дpyгoй чeлoвeк, y кoтopoгo ecть дoвepeннocть нa пoдпиcaниe тaкиx дoкyмeнтoв.
Кpoмe cтopoн дoгoвopa cвoи пoдпиcи мoгyт пocтaвить cвидeтeли – ecли yчacтники cдeлки нe cлишкoм дoвepяют дpyг дpyгy и пoдoзpeвaют, чтo в бyдyщeм мoгyт вoзникнyть кoнфликтныe cитyaции, мoжнo пepeдaть имyщecтвo в пpиcyтcтвии дpyгиx людeй, чтoбы oни тoжe зacвидeтeльcтвoвaли фaкт пepeдaчи cвoими пoдпиcями. Чaщe вceгo этo 2-3 чeлoвeкa, пpичём для бoльшeй oбъeктивнocти лyчшe пpиглaшaть cвидeтeлeй co cтopoны – coceдeй или coтpyдникoв aгeнтcтвa нeдвижимocти. Poдcтвeнники и дpyзья мoгyт oкaзaтьcя пpeдвзятыми.
Как правильно заполнить акт приема-передачи товара
Оформление бланка ТОРГ-1 занимает немного времени, но внимательного досмотра каждой позиции из накладной. Бланк акта приема передачи товара состоит из 4 страниц, а структура разделена части:
- Шапка бланка, в которой прописан:
-
- ОКУД 0330201;
- сведения о принимающей стороне, в том числе ОКПО организации;
- номера камер, секций;
- названия и номера документов-оснований;
- название шаблона ― «Акт о приемке товаров».
- Главная часть, в которой расположены сведения о:
- прибытии товара в место назначения;
- производителе;
- поставщике;
- грузоотправителе;
- страховке;
- номер товарной накладной, счета-фактуры;
- номер ветеринарного сертификата (если таковой нужен);
- номер и название договора-основания;
- дата отправки продукции.
Руководитель организации-покупателя принимает решение о приеме или неприеме товара и указывает вердикт в письменной форме в нижней строке заполненного бланка.
Сведения о количестве, массе, стоимости, категории товаров указаны во второй таблице. Поставщик указывает заявленные данные в последней графе, а покупатель после досмотра прописывает в третьей таблице сведения о фактически полученной продукции.
Согласно комментариям к заполнению, в поле Сертификат в обязательном порядке прописывается регистрационный номер этого свидетельства, орган, зарегистрировавший и выдавший документацию, а также срок действия.
Является ли акт приема-передачи товара заменой договору?
Акт приема – передачи товара не является заменой договора. Более того, именно на основании действующего договора между двумя сторонами и составляется акт приема-передачи. То есть на предприятии должен быть в наличии и договор, и акт, составленный на его основе. Акт является подтверждением того, что договор полностью исполнен.
По сути, акт приема – передачи товара является юридическим подтверждением совершения любого значимого действия для предприятий, связанного с движением товаров и денежных средств (оплата товара) между ними.
Поэтому успешность сделки между предприятиями чаще всего может быть подтверждена именно при помощи правильно составленного документа, в котором указаны все необходимые реквизиты обеих сторон, а также раскрыты все особенности товара, в том числе и указаны претензии относительно его качества или количества, а также упаковки, времени доставки и прочих нюансов.
Особенности составления акта приема-передачи между юридическими лицами
Подтверждение факта передачи товара является основанием оплаты со стороны Покупателя. Поэтому организациям следует уделять отдельное внимание при составлении такого рода документов.
Юридические лица вправе использовать унифицированные формы бланков. Например, ТОРГ-12 (товарная накладная). Анализ судебной практики не позволяет дать однозначный ответ на вопрос, является ли доказательством приема-передачи товара товарная накладная, подписанная не уполномоченным лицом, но имеющая печать организации. Поэтому необходимо убедиться в наличии у принимающего товар лица таких полномочий.
Свидетельские показания также допускаются не всегда, поэтому составить акт приема-передачи товара необходимо для подтверждения факта вручения имущества определенного качества.