Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли требовать оплаты переработок в командировке?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем как привлечь сотрудника к сверхурочной работе в командировке, руководителю нужно обратиться со служебной запиской к директору компании.
Получить пример служебной записки
В ней необходимо обосновать необходимость сверхурочной работы.
Как привлечь к сверхурочной работе
После согласия генерального директора командированный работник под роспись уведомляется о том, что ему предлагается сверхурочная работа в командировке. Унифицированной формы уведомления о привлечении к сверхурочной работе в командировке нет, поэтому документ можно составить в произвольной форме.
Получить уведомление
Если работник уже находится в другом городе, то работодатель может уведомить его по электронной почте. В ответ сотруднику нужно будет прислать подписанный скан согласия.
Решение суда и ошибки работника
Сотрудник не смог подтвердить сверхурочную работу. Несмотря на то, что в суд бывший работник представил табели учета рабочего времени и другие документы, они были заполнены с нарушениями или вообще не соответствовали установленным в компании бланкам. Суд принял довод юриста, что бумаги подписывали неуполномоченные лица.
Представитель компании использовал нарушения в документах в свою пользу. Суд решил, что истец трудился в соответствии с установленным режимом рабочего времени. К сверхурочной работе и в выходные ответчик сотрудника в командировке не привлекал.
В компенсации морального вреда также было отказано.
Таким образом, устное указание о выполнении сверхурочной работы в командировке не является доказательством в суде. Работнику, находящемуся в командировке, нужно требовать от работодателя издать соответствующий приказ.
Если для выполнения служебного задания сотруднику придется работать дольше
Бывают ситуации, когда во время командировки меняются обстоятельства. Например, руководитель командированного работника понимает, что сотрудник сможет выполнить служебное задание в установленный срок, только если ежедневно будет уделять ему времени больше, чем по графику работы, установленному на его основном рабочем месте.
Превышение ежедневной продолжительности выполнения командированным работником служебного задания над нормальным количеством рабочих часов, установленным для работы на основном рабочем месте, будем называть сверхурочной работой в командировке.
Обратите внимание: этот термин не несет той смысловой нагрузки, которая заложена в понятие «сверхурочная работа» ст. 99 Трудового кодекса и тех же юридических и финансовых следствий. Понятие «сверхурочная работа в командировке» будет использовано для описания алгоритма допустимых действий работодателя, когда обстоятельства требуют, чтобы на исполнение служебного задания в командировке работник потратил дополнительное время.
Приказ о привлечении к сверхурочной работе
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Альдебаран" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 235 ¦
¦ ¦
¦г. Москва 4 июля 2014 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с необходимостью досрочной наладки оборудования ООО "Феникс" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Привлечь ведущего специалиста испытательной станции С.П. Плеядова¦
¦с его письменного согласия к сверхурочной работе в командировке 7, 8, 9,¦
¦10 и 11 июля 2014 г. по два часа ежедневно. ¦
¦ 2. Бухгалтеру Л.Д. Следовой произвести оплату сверхурочной работы в¦
¦командировке ведущего специалиста испытательной станции С.П. Плеядова в¦
¦полуторном размере от оклада. Общее количество часов сверхурочной работы¦
¦в командировке - 10. ¦
¦ Основание: служебная записка начальника испытательной станции Ф.И.¦
¦Лампаруса от 04.07.2014, уведомление о привлечении к сверхурочной работе¦
¦N 153 от 04.07.2014 с отметкой работника о согласии. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Тельцов А.А. Тельцов ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦бухгалтер Следова Л.Д. Следова ¦
¦ 4 июля 2014 г.¦
¦ ¦
¦ведущий специалист Плеядов С.П. Плеядов ¦
¦испытательной станции 4 июля 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Время пребывания в командировке компания-работодатель, направившая сотрудника в командировку, будет отражать в табеле учета рабочего времени (см. образец 4 на с. 50) на основании:
- приказа о направлении работника в командировку;
- приказа о привлечении работника к сверхурочной работе в командировке (Письма Минтруда России от 14.11.2013 N 14-2-195 и Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1).
Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов
При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:
— командировочные расходы оплачены организацией или работником;
— по ним есть счет-фактура.
Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:
— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;
— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).
При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:
— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;
— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
| Д 71 — К 50 (51) | Работнику выдан аванс на командировку |
| Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71 | Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН) |
Направление военнослужащих в командировку осуществляется на основе Распоряжения либо Приказа начальника, подтверждается выдачей удостоверения. Сотрудникам выплачиваются суточные, компенсируются затраты на проживание, поездку.
Задачи, цели командировки:
- проверка организации управления, защиты населения, территории, обеспечения пожарной безопасности;
- предупреждение, прогнозирование, смягчение последствий пожаров, чрезвычайных ситуаций;
- оценка действий подразделений, частей;
- проверка разрешительных, специальных, контрольных, надзорных функций;
- ведение гражданской обороны;
- осуществление мер по гуманитарному регулированию;
- поиск людей, спасательные операции;
- обучение личного состава, повышение квалификации, стажировка;
- изучение новых методов работы, ознакомление с новой техникой, оружием;
- проведение совещаний, конференций, сборов, семинаров;
- летные учения, опытно-конструкторские исследования;
- организационно-методическая, практическая помощь;
- мероприятия в составе штатных оркестров;
- полевые работы, зимние промеры по льду вне базы;
- контртеррористические операции;
- другие вопросы деятельности МЧС России;
- охрана, сопровождение груза;
- обучение;
- сопровождение больных до госпиталя.
Основным документом, регулирующим порядок осуществления командировок, оплату, сроки, является Приказ Минобороны России от 30.06.2006 N 200, (ред. от 03.06.2011) «Об утверждении Порядка обеспечения денежным довольствием военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 15.09.2006 N 8304) (с изм. и доп., вступающими в силу с 09.08.2011).
Отгулы военнослужащим за командировку
Это же касается праздничных дней. Данные рекомендации записаны непосредственно в письме Минтруда, датированном 25-м декабря 2013-го года.
Также возможным является предоставление отгула как альтернатива для двукратной оплаты. Отгул может быть выдан в любой удобный день для лица, оказавшегося в служебной поездке в субботу или в воскресенье.
При этом размер заработка на время отгула не сохраняется.
— совсем третье.
Все они считаются и предоставляются по-разному. Конкретной методики подсчета дополнительного отдыха за мероприятия, указанные в 492-м ПМО, но длящиеся менее суток, я не встречал. Изначально и Приложение №2 к ПоППВВС и 492-й приказ заточены под суточное несение боевого дежурства.
Попробуйте предложить командованию альернативу: либо Ваше БД учитывается так, как Вы предложили (за 6 смен — 2 суток отгулов), либо считать 1 сутки отгулов за каждые 8 часов нахождения на службе сверх 40 часов в неделю. Так что, «дополнительные сутки отдыха» бывают разные.
Финансовое обеспечение служебных командировок военнослужащих
Департамент финансового планирования МО РФ до 1 декабря конкретного года в силу полученных планов служебных командировок разрабатывает общий план распределения бюджетных вливаний по служебным командировкам по воинским округам, центральным органам воинского управления и учреждениям, подчиненным МО РФ.
Этот план по представлению зама министра обороны, работающего с финансовым обеспечением, подписывается лично министром обороны.
Финансовые отделы при получении выписок из планов командировок военнослужащих производят расчет необходимости в бюджетных вливаниях и истребование в департаменте необходимых ЛБО (лимитов) для обеспечения затрат на служебные командировки военных частей, учреждений и территориальных организаций, личный штат каковых состоит на денежном обеспечении.
Департамент изучает представленные данные на соответствие процедур, требующих направление ЛБО, предусмотренным планам служебных командировок, уместности определения необходимости в бюджетных ассигнованиях и производит доведение ЛБО до финансовых организаций.
Могут быть направлены дополнительные ЛБО на военные командировки (в пределах утвержденных лимитов) в следующих ситуациях:
– принятия МО РФ решений на проведение специальных мероприятий, не регулируемых планами к осуществлению в нынешнем году;
– разработки правовых норм, предусматривающих увеличение размера расходов при том условии, что данные изменения не предусмотрены при принятии соответствующих планов;
– увеличения действующих расценок на перевозку граждан всеми видами транспорта.
В таких ситуациях решение принимается первым замом министра обороны, отвечающим за финансовое обеспечение Вооруженных сил РФ.
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Проблемные командировочные расходы
Данные дополнительные расходы произведены командированным работником с разрешения работодателя. По какому виду расходов и КОСГУ следует произвести оплату работнику казенного учреждения расходов за провоз сверхнормативного багажа при нахождении в командировке? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2015 г.);- Вопрос: По какому коду классификации операций сектора государственного управления следует отражать расходы по оплате сверхнормативного багажа, возникшие у сотрудника бюджетного учреждения, находящегося в служебной командировке? («Финансовая газета», N 39, сентябрь 2009 г.);- Вопрос: Электронный билет (маршрут-квитанция пассажира) включает в себя отдельной строкой сборы авиакомпании — топливный сбор (YQ).
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле: СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком где:
- СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
- ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п.
2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
- Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
- Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.
В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки.
Что относится к расходам на командировку
Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.
Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):
- Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
- Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
- Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
- Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
- Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.
В чем, собственно, отличие?
Начнем с того, что компенсация расходов на питание – это фактическое возмещение работодателем денежных средств, которые были затрачены работником на покупку той или иной продукции пищевой промышленности для личных нужд. С точки зрения трудового законодательства, работодатель будет обязан возмещать денежные средства по этому поводу только в том случае, если ранее было между ним и работником заключено соответствующее соглашение, причем в письменной форме. Им можно было договориться и устно, но мы сейчас не будем рассматривать этот случай. Суточные – отдельные от заработной платы выплаты, которые в теории должны компенсировать работнику все неудобства, связанные с его фактическим проживанием во время командировки в другом городе или стране. Компания обязана, согласно предписаниям ТК РФ, обеспечить возможность работнику снять себе жилье или забронировать номер в гостинице, а также обеспечить теми средствами (суточными), которые сотрудник сможет потратить на личные нужды в случае такой необходимости. Как мы видим, о питании конкретно ничего в законодательстве не сказано. Следовательно, мы делаем вывод о том, что у дирекции нет как таковой обязанности «покупать еду» сотруднику, т.к. ему и так выплачивается n-ая сумма денег на покрытие схожих затрат, чего нельзя сказать об аренде жилья, которая является отдельной статьей расходов. Если говорить в рамках нашего примера директор решил «сжульничать», не выплачивая суточные, а компенсируя расходы на питание. Априори в этом случае руководство компании тратит меньше денег. За это, между прочим, командированный работник может подать на своего работодателя в суд. Так что, директора, имейте это ввиду, ибо скупой платит дважды.
На что еще может рассчитывать работник?
Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку. Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.
ТК РФ не содержит понятие «отгул». На практике под определением понимают время, которое предоставляется гражданину для отдыха за ранее отработанный промежуток времени. В статье 167 ТК РФ описывается ситуация, когда выходной день совпадает с периодом нахождения в служебной поездке. Подобное может произойти:
- непосредственно в месте выполнения трудовой деятельности;
- во время пути к месту осуществления трудовой деятельности;
- гражданина специально направили на выполнение служебного задания во время законного отдыха.
Вне зависимости от того, где он находится, человек должен соблюдать график работы. Сотруднику начисляется средний заработок по нормам работодателя. Если гражданин вынужден отправиться выполнять задание работодателя по приказу компании, после возвращения обратно он имеет право претендовать на получение возмещения. Согласно постановлению правительства РФ №742, моментом отъезда считается дата отправления транспортного средства от населённого пункта, в котором гражданин осуществляет постоянную трудовую деятельность. Моментом приезда будет считаться дата прибытия.