Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец ответа на коммерческое предложение – как составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.
Основные правила составления письма-согласия и образец
В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии. Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет.
При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.
Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки.
Что такое коммерческое предложение?
Коммерческое предложение — это деловое письмо клиентам с рекламой продукта.
- «Холодное» коммерческое предложение используется для массовой рассылки новым клиентам.
- «Горячее» КП предназначено для тех, с кем уже был контакт по телефону, электронной почте или вживую.
Для чего компании пишут КП?
- презентуют новый или обновленный продукт (во втором случае — с демонстрацией улучшений);
- информируют об акциях, распродажах, индивидуальных предложениях. Отличительная черта такого КП — ограничения по сроку действия или количеству продукта;
- благодарят за предыдущую покупку, просят о фидбеке и ненавязчиво предлагают другой продукт. Клиент уже знаком с работой компании, и его легче подтолкнуть к новой сделке;
- приглашают на презентацию компании или ее продукта.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.
С помощью данного маркетингового инструмента:
- Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
- Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
- Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
- Расширяется клиентская база;
- Ведется поиск каналов сбыта продукции;
- Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.
Расположение реквизитов
Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:
- Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
- Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
- Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
- Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:
- эмблемы и герба;
- автора;
- исходных данных;
- заголовка;
- утверждения;
- адресата;
- резолюции;
- текста;
- подписей и приложений;
- согласования и заверения;
- отметок.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Шаблоны сопроводительного письма к коммерческому предложению:
Если коммерческое предложение содержит более одной страницы, или к нему прилагаются различные дополнительные материалы (например, таблицы расчета стоимости, прайс-листы со всем ассортиментом товара, график проведения маркетинговых акций, конференций или выставок), то с ним должно направляться сопроводительное письмо. Оно содержит в очень сжатом виде основные условия и суть предложения.
В первую очередь, сопроводительное письмо должно содержать приветствие адресата, желательно по имени отчеству (адресное обращение привлекает гораздо больше внимания, чем типовые формулы приветствия).
Далее следует представиться и назвать свою должность в компании, чтобы было понятно, по какому вопросу происходит обращение. В случае предварительных встреч, рекомендуется обязательно напомнить об этом получателю письма.
В основном теле письма необходимо проинформировать потенциального клиента о товарах или услугах, которые предлагает компания, а также о выгодах, которые может принести сотрудничество. Сделать это необходимо кратко, чтобы не повторять коммерческое предложение, но, вместе с тем, после прочтения абзаца с преимуществами, у потенциального потребителя должны остаться вопросы и желание найти на них ответы в самом коммерческом предложении. Это побудит его читать документ более внимательно.
Далее следует перечислить документы, которые прилагаются к письму. Во-первых, это норма документооборота, а, во-вторых, это позволит адресату оперативно сориентироваться, каким документам уделить внимание в первую очередь, чтобы принять решение.
В завершении письма следует поблагодарить его получателя за оказанное внимание и призвать к действию (позвонить в компанию, задать вопросы по электронной почте и так далее). Правила, завершения сопроводительных писем идентичны рекомендациям относительно финишной фразы коммерческого предложения.
Таким образом, написание коммерческого предложения – вполне технологичный процесс. Если соблюдать все рекомендации, то оно будет успешным и приведет к совершению сделок. Однако каждый составитель должен сам выработать свой уникальный стиль и способ формирования предложения. Это в значительной мере повысить эффективность его работы.
Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?
Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.
Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году. Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.
Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).
Мой телефон для связи: …….
Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там — готовый клиент.
В хорошем компреде всегда есть три основных составляющих: суть проблемы, вариант ее решения и обоснование цены. Это основные тезисы, вокруг которых выстраивается остальной текст документа.
- В первую очередь выделите целевую аудиторию и разбейте ее на сегменты, например: крупные компании и физические лица. Для каждого сегмента лучше подготовить отдельное КП.
- Выделите основную проблему или потребность, с которой сталкивается клиент. Найдите ответы на главный вопрос — в чем самая большая проблема, с которой сталкивается отрасль, бизнес? Для этого изучите всю доступную информацию о потенциальном клиенте, а также примерно подсчитайте его затраты.
- Четко сформулируйте решение, которое позволит закрыть боль или проблему в конкретном случае. Подготовьте ответы вопросы:
- Чем ваше КП заинтересует клиента, какую основную выгоду он получит?
- Почему нужно выбрать именно вас, в чем преимущество ведения бизнеса с вами?
Ответ на письмо-запрос. письмо-ответ
Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, модель, срок поставки и т.д. . Уважаемые господа! . На. Ваш запрос от (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, что не производим нужной. Вам продукции. Зато можем предложить. Вам каталог нашего нынешнего ассортимента.
Были бы очень рады, если бы. Вы ввели некоторые наши товары в. Вашей программы реализации. Если это предложение заинтересует. Вас, просим прислать нам ответ. С. . Уважаемые / . Отвечая на.
Важно
Ваш запрос о поставках (название товара), сообщаем, что не можем поставлять продукцию в нужном. Вам объеме. По. Вашему заказу мы можем осуществить только частичную поставку в течение дней. Кроме этого, мы временно прекратили отгрузку, потому что сначала должны выполнить предварительные заказы.
Пожалуйста, срочно сообщите, устраивает ли. Вас наше предложение. С.
Письмо-ответ: образец составления
Страница обновлена: 28.09.2015
Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.
Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.
Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры
Отказ в любом случае – дело неприятное. Однако отказ в коммерческом дело, деловом союзе или бизнесе – это то, что встречается часто. Отказ имеет право на существование в различных ситуациях:
- Можно отказать в неактуальных предложениях
- Не согласиться на сотрудничество
- Отказаться от требований
- Отказаться выполнять определенный объем работы
- Отказ в принятии на работу
Говорить кому-то «нет», конечно же, неприятно, но в некоторых случаях просто необходимо. Для уважаемого начальника или администрации важно подобрать действительно «сильные» и доходчивые слова, ведь порой банальное «нам это не интересно», может звучать достаточно грубо. Таким образом потенциальный или реальный клиент почувствует обиду и разочарование, что отпугнет его приходить в организацию, заведение, учреждение еще раз.
Существует ряд «универсальных» слов и клише фраз, которые нужно использовать профессиональному переговорщику для того, чтобы правильно отказать.
Важно помнить правила:
- Не при каких условиях не следует переходить на личности, так как вы совершенно необоснованно можете обидеть человека.
- Дайте понять человеку, что вы отказываете ему не как человеку, а не совсем согласны с его предложениями.
- Если у вас есть возможность, предложите клиенту совершенно иное, более полезное сотрудничество.
- После или до отказа сделайте человеку весомый и существенный комплимент по поводу его труда, способностей, возможностей.
- Обязательно обоснуйте ваш отказ так, чтобы человек вас понял.
- Используйте фразы-размышления, например: я все обдумал, я рассудил, я взвесил все «за» и «против», я подумал обо всех деталях и так далее.
- Не забудьте поблагодарить человека за то, что он сделал для вас определенную работу.
- Извинитесь за неудобства или то, что сложились данные обстоятельства.
Ответ на письмо-предложение.
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение. Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве.
Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.
План письма:
- 1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию.
- 2. Сообщить о положительных результате экспертизы предложенных товаров, проведенных в Вашей компании.
- 3. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.
- 4. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.
- 5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой.
- 6. Подпись, Ваше имя, должность.
«Золотое правило» Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам. Запрос, требование:
Цель таких писем — получить информацию, помощь, т.е. некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата.
План письма:
- 1. Дать ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.
- 2. Представить коротко себя, свою фирму.
- 3. Объяснить, почему Вы пишете это письмо, выразить ваш интерес.
- 4. Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата.
- 5. Закончить письмо стандартной фразой.
- 6. Подпись, имя и должность автора письма.
План письма:
- 1. Ссылка на письмо с запросом.
- 2. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.
- 3. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.
- 4. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр.
- 5. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.
- 6. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца.
- 7. Ваша подпись, имя, должность.
Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.
План письма.
- 1. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта.
- 2. Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт- цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.
- 3. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.
- 4. Предложение условий платежей.
- 5. Указать сроки и условия доставки.
- 6. Стандартное окончание письма.
- 7. Ваша подпись, имя, должность.
Ответ на письмо-заказ.
Для таких писем тоже существуют стандартный план.
План письма.
- 1. Выразите благодарность за заказ продукта.
- 2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.
- 3. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.
- 4. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный бизнес в будущем.
- 5. Подпись, имя, должность.
Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма- жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма- жалобы можно представить в следующем виде.
План письма.
- 1. Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).
- 2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.
- 3. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему.
- 4. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.
- 5. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.
- 6. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены.
- 7. Стандартное окончание письма.
- 8. Подпись, имя, должность.
Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.
План письма.
- 1. Ссылка на письмо-жалобу.
- 2. Объясните, что вызвало проблему.
- 3. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.
- 4. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.
- 5. Принесите свои извинения за принесенные неудобства.
- 6. Закончите письмо в оптимистическом тоне.
Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику. Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно. Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии. Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.
Наиболее распространенным методом отправки писем-отказов является отправка Почтой России. Для этого оформляется заказное письмо с уведомлением о вручении. Квитанцию о вручении желательно сохранять.
Наиболее быстрым способом надо признать доставку представителем организации или курьерской службой. Допустимо использовать факс, электронную почту, даже социальные сети и мессенджеры, но только при условии того, что сам отправитель пользовался этими методами для отправки первоначального предложения.
Теперь рассмотрим особенности написания некоторых видов писем отказов и приведем соответствующие примеры.
Как правильно составить
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
- презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
- фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
- обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
- автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
- текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
- после основной части текста перечисляются приложения;
- заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.
как правильно написать сопроводительное письмо к документам.