Заполняем образец графика отпусков на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем образец графика отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.

Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год

Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).

Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.

Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.

Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:

• несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
• инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
• работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
• государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
• прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
• работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).

Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).

Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:

• несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
• женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).

Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.

Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:

• мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
• сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
• родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
• ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
• жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Вопрос:

Нужно ли включать в график отпусков работников, призванных на военную службу по мобилизации?

Ответ:

Федеральным законом от 07.10.2022 № 376-ФЗ в ТК РФ внесены изменения по вопросам социально-трудовых гарантий мобилизованным работникам.

Глава 55 «Особенности регулирования труда других категорий работников» ТК РФ в соответствии с п. 9 ст. 1 Федерального закона № 376-ФЗ дополнена ст. 351.7.

Согласно ст. 351.7 ТК РФ:

• в случае призыва работника на военную службу по мобилизации или заключения им контракта в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее – Федеральный закон № 53-ФЗ) либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ, действие трудового договора, заключенного между работником и работодателем, приостанавливается на период прохождения работником военной службы или оказания им добровольного содействия в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ;

• в период приостановления действия трудового договора его стороны приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора, за исключением прав и обязанностей, установленных настоящей статьей.

Как утвердить график отпусков

Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.

Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.

Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.

Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:

1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.

Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.

2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Кто вправе оформить отпуск вне графика на 2023 год

Право на оплачиваемый отдых в соответствии со статьей 122 ТК РФ (Трудового Кодекса России) у сотрудника появляется при официальном трудоустройстве и после того, как пройдет полгода работы. В дальнейшем отпуск предоставляется в порядке очереди, согласно графику отпусков.

Вместе с тем, согласно действующему ТК РФ, некоторые сотрудники могут выбрать удобное время для отдыха. Кому эта гарантия положена согласно закону:

• сотрудникам с тремя или более детьми, не достигшими совершеннолетия (если младший из детей не достиг 14 лет);
• лицам, которые были отозваны из ежегодного отпуска;
• женщинам по беременности и родам, уходу за ребенком;
• лицам, не достигшим совершеннолетия;
• лицам, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет;
• почетным донорам России;
• гражданам с перенесенной лучевой болезнью, пострадавшим в результате катастрофы в Чернобыле;
• инвалидам боевых действий.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

• оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
• не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

• один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
• супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
• работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
• Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
• сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

Утверждение графика отпусков

После составления документа, работодатель обязан его утвердить. Для этого необходимо издать приказ. Законодательство не регламентирует его форму. Поэтому каждый работодатель составляет документ с учетом определенных рекомендаций.

В приказе об утверждении графика отпусков должна присутствовать следующая информация:

• данные о работодателе (наименование, адрес);
• номер и дата приказа в соответствии с внутренним документооборотом;
• основание для составления приказа (ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации);
• факт утверждения графика отпусков на определенный год;
• сведения о лицах, ответственных за составление и утверждение графика отпусков;
• рекомендации сотрудникам бухгалтерии о сроках начисления отпускных.

Работодатель обязан утверждать график отпусков не позднее, чем за две недели до начала следующего года. Если этот день выпадает на выходной или праздник, утверждение производят в первый рабочий день после них.

Что сделать перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:

• Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
• Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
• Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
• «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
• Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

Кто подписывает график отпусков?

Подпись в локальном документе ставит:

• руководитель отдела кадров;

• если в компании или у ИП в принципе нет отдела кадров, то подпись на документе ставит специально уполномоченный работник.

Далее график отпусков утверждается руководителем или его заместителем (при наличии полномочий). Сделать это можно 3 способами:

• заполнить верхнюю часть графика отпусков с грифом «Утверждаю» или «Утверждено»;

• выпустить отдельный приказ, утверждающий календарь оплаичваемого отдыха сотрудников;

• поставить подпись на графике отпусков и издать отдельный приказ об этом.

Чьи интересы обязательно учесть

Перед тем, как составить окончательный график отпусков на 2021 год, работодатель обязан учесть интересы ряда сотрудников так называемых льготных категорий, которые имеют законное право выбирать удобные даты отдыха. К ним относятся лица, которые:

• не достигли совершеннолетия;
• являются родителями более трех детей до 12-летнего возраста или одним из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
• имеют жену, находящуюся в декретном отпуске;
• получили статус чернобыльцев, ветеранов боевых действий, инвалидов войны, Героев СССР или РФ и пр.
• являются почетными донорами, кавалерами ордена Славы или Трудовой Славы.

Работающие по совместительству лица также имеют право на отдых одновременно с предоставляемым по основному месту работы, а супруги военнослужащих – в отпускной период второго супруга.

Учесть пожелания абсолютно всех работников обычно нет возможности, тем более, что большинство хочет отдыхать летом. Как вариант можно предоставлять отпуск частями (с продолжительностью одной из них не менее 14 дней), которые будут отражены в графике отдельными строками. Но предварительно нужно получить письменное согласие о таком разделении от самого работника.

Похожие записи:

• С какого возраста берут в ясли — плюсы и минусы яслей
• Сопроводительное письмо к документам
• Нижегородские власти рассказали, когда пенсионерам вернут льготный проезд