Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персональные данные — общие требования по обработке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В больницах, школах, визовых центрах, при трудоустройстве приходится заполнять согласие на обработку персональных данных.Это письменное разрешение, которое дает разрешение на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.
Что отразить в политике конфиденциальности
Утвержденной законом формы этого документа нет, но есть перечень сведений, которые обязательно должны в нем быть:
- основание и цель сбора персональных данных;
- наименование, контактные данные и адрес;
- информация о том, кто обрабатывает данные. Если этим занимается другая компания, то вписывается информация о третьих лицах, у которых есть доступ к данным;.
- виды данных для обработки и источники их получения;
- сроки обработки и хранения персональных данных;
- способ соблюдения прав субъекта, предусмотренных законом «О персональных данных»;
- информация о передаче данных за пределы России.
Как уведомить Роскомнадзор
Чтобы подать уведомление об обработке персональных данных, оператор обработки персональных данных должен заполнить электронную форму на сайте Роскомнадзора. Форма уведомления содержит:
- сведения о самом операторе (наименование, ИНН, ОГРН, адрес места нахождения, телефон, номера лицензий и т.п.);
- правовое основание и цели обработки данных согласно уставу;
- описание мер и средств защиты личных данных;
- фактическую дату начала обработки персональных данных оператором;
- условия, при которых обработка будет прекращена (например, при отзыве лицензии на деятельность), либо конкретный срок прекращения;
- категории персональных данных, которые подлежат обработке (имя, год рождения, семейное положение, адрес проживания, профессия, доходы, состояние здоровья и т.д.), использование биометрических данных;
- действия с персональными данными и способы их обработки (автоматизированная или нет, с передачей через интернет или нет и т.д.);
- данные лица, ответственного за обработку персональных данных.
После заполнения электронное уведомление оператор персональных данных отправляет в Роскомнадзор, а еще один экземпляр распечатывается на бумаге. Печатный вариант подписывается руководителем и заверяется печатью. К нему нужно приложить пакет необходимых документов (Положение о персональных данных, бланк согласия на обработку, приказ о назначении ответственных лиц и т.п.) и отправить в территориальное отделение Роскомнадзора по почте.
На регистрацию в реестре отводится 30 дней с даты получения уведомления Роскомнадзором. Отслеживать статус отправленного уведомления можно на том же сайте.
Если Роскомнадзор сочтет сведения, указанные в уведомлении, неполными, или недостоверными, он может затребовать у оператора уточнение. В случае изменения каких-либо данных, оператор должен в течение 10 дней уведомить об этом надзорный орган для внесения корректировок в реестр.
Кто является оператором персональных данных в соответствии с ФЗ-152?
В статье 3 четко прописано, что статус оператора ПДн имеют все, кто сами либо с помощью уполномоченных лиц обрабатывают персональные данные, предварительно установив их состав, цели и список выполняемых действий. Под данную категорию попадают как юридические, так и физические лица, а также муниципальные органы и государственные структуры. Фактически это все без исключения компании, реализующие товары или услуги.
В действующем законодательстве РФ указаны организации, которым не нужно дополнительно информировать Роскомнадзор о проведении операций с ПДн. К ним относятся фирмы и ИП, которые получают и используют личные сведения субъектов:
- на основании положений ТК России (каждый работодатель — это оператор);
- после заключения соответствующего договора для исполнения его условий;
- в рамках деятельности религиозного или общественного сообщества, но только в том случае, если они не будут передавать ПДн третьим лицам;
- входящие в состав государственных информационных систем (ГИС);
- в неавтоматизированных системах с соблюдением установленных требований ФЗ и других подзаконных актов;
- в ситуациях, когда требуется защита интересов и обеспечения безопасности общества и граждан, в том числе при оказании услуг связи, междугородных и международных перевозок и т.п.
Персональные данные и требования Роскомнадзора. Что нужно знать, чтобы зарегистрироваться в реестре операторов
За неверную обработку ПД и тем более их утечку, что случается довольно часто, КоАП предусматривает до 18 000 000 руб. штрафа – ст. 13.11. И оператор, то есть любое лицо, в том числе и физическое, которое владеет ПД, обязано пройти регистрацию в Реестре операторов персональных данных еще до начала сбора этих данных. За отсутствие регистрации штраф относительно небольшой. Для физлиц – от 100 руб. до 300 руб. Для юрлиц – от 3000 руб. до 5000 руб. – ст. 19.7 КоАП. Регистрацией занимается Роскомнадзор. Он проверяет все документы и принимает решение о внесении в реестр.
Когда не требуется предварительное уведомление Роскомнадзора
· Если речь идет о трудоустройстве. И в этом случае работодатель обязан уведомить нового работника под роспись о порядке обработки его ПД, а также получить его согласие
· Если данные нигде не распространяются и не передаются третьим лицам (договоры ГПХ и пр.)
· Религиозные организации также могут не регистрироваться в РКН
· Если человек разрешил их распространение или сам их разместил для ознакомления неопределенному кругу лиц
· Если данные включают только ФИО
· Если заполняются данные только для прохода на объект (оформление стандартного пропуска)
· Если речь идет о системах хранения данных, созданных в целях госбезопасности
· Если обработка данных осуществляется без использования средств автоматизации (например, для разового посещения библиотеки или архива)
· Если речь идет о персональных данных пассажиров в транспортной сфере.
Роскомнадзор разработал методические рекомендации для операторов, которые намереваются пройти регистрацию.
Уведомление должно включать следующие сведения:
· Правоустанавливающие данные для юрлиц или госорганов: ИНН, ОГРН, адрес, наименование филиалов, лицензии и пр. Физлицам необходимо предоставить адрес оператора, ИНН и паспорт
· Необходимо указать цели обработки ПД, категории и субъектов (лиц, чьи ПД будут собираться)
· Правовое обоснование обработки (для чего собираются)
· Вид обработки (автоматизированная или неавтоматизированная, с передачей по сети или нет)
· Описание мер защиты (хранение паролей или документов)
· Указание должностных лиц, ответственных за хранение и обработку, с указанием их ФИО, телефонов и адресов
· Сведения о месте нахождения базы данных
· Сведения о трансграничности передачи, если таковая имеется
Будьте внимательны и избегайте штрафов. С уважением к людям и законам, ваш Юрист24.
Штрафы за неуведомление Роскомнадзора
Если работодатель или любая другая компания, планирующая заключать договоры (соглашения) с физлицами, в том числе через свой официальный сайт, не представит уведомление в Роскомнадзор о планируемой обработке персональных сведений, ее оштрафуют по ст. 19.7 КоАП РФ. Данная норма устанавливает административную ответственность за непредставление или несвоевременное представление сведений в государственный орган, осуществляющий государственный контроль (надзор).
Величина штрафа для должностных лиц организации составит от 300 до 500 рублей. Такой же штраф уплатят и ИП, осуществившие обработку персональных данных без предварительного уведомления Роскомнадзора. При этом штраф для организаций устанавливается уже в размере от 3 000 до 5 000 рублей.
1. Персональные данные — это любая информация о человеке и его деятельности. Чаще всего персональными считают данные в связках: не просто имя, а имя и номер телефона или имя и место работы. Но иногда персональными могут признать и данные без связок, так как чёткого
определения в законе нет.
2. Чтобы собирать и хранить персональные данные, нужно подготовить политику конфиденциальности и другие документы, подать уведомление в Роскомнадзор и назначить ответственных сотрудников.
3. Хранить и использовать персональные данные можно только с согласия клиентов, даже если они сами выложили их в интернет. Нельзя хранить лишнюю информацию — ту, которая не нужна для вашей бизнес-задачи.
4. За нарушение закона о персональных данных грозят штрафы.
Обязанность подать уведомление об обработке персональных данных
Операторы обязаны сообщить в РКН о своем намерении осуществлять обработку сведений о физических лицах (статья 22 Закона). Заполнить уведомление в Роскомнадзор и привести процессы обработки в соответствие с установленными требованиями рекомендуется до начала взаимодействия с ПДн.
В некоторых ситуациях разрешено не состоять в реестре:
- Компания обрабатывает информацию только о сотрудниках.
- Сведения нужны в рамках договорных отношений между оператором и субъектом ПДн (например, для того, чтобы клиент мог сделать заказ и получить его).
- Общественные объединения, религиозные организации обрабатывают информацию об участвующих в них лицах.
- В состав собираемых сведений входит только ФИО.
- Компания собирает ПДн субъекта для оформления разового прохода на территорию.
- ПДн хранятся в бумажном виде, и вы их не дублируете на электронные носители. При этом бумажные документы должны быть надежно защищены от посторонних лиц.
Необходимость внесения изменений в реестр операторов
При изменении процессов обработки или общих сведений оператор должен уведомить об этом. Например, если компания:
- стала получать информацию о новой группе субъектов ПДн;
- переехала в другое место или изменила название;
- назначила новое ответственное лицо.
Помимо уведомления Роскомнадзора не забудьте внести изменения в поручения на обработку ЦОДам или провайдерам облачных сервисов.
Сведения об изменениях сообщаются путем отправки информационного письма:
- форма письма размещена на сайте РКН, совпадает с уведомлением;
- заполнить нужно только те разделы, в которые вносятся изменения;
- порядок оформления и отправки аналогичен действиям с уведомлением.
- Законы в сфере сбора и обработки ПД ужесточились, контроль усилился, а штрафы выросли;
- Почти все юридические лица и ИП, которые собирают информацию о пользователе на сайте, считаются операторами персональных данных и попадают под действие 152-ФЗ.
- Закон чётко не определяет, что такое персональные данные. К ним относится любая информация о пользователе: имя, фамилия, телефон, ссылка на профиль в социальных сетях и другое.
Чтобы соблюдать 152-ФЗ, как минимум, надо:
- зарегистрироваться как оператор ПД,
- составить политику обработки ПД и согласие на обработку персональных данных,
- повесить на сайт уведомление о сборе метаданных;
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Конфиденциальность персональных данных: когда ее не нужно обеспечивать
В соответствии с ч. 2 ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:
- в случае обезличивания ПД;
- в отношении общедоступных ПД;
- если данные включают только ФИО субъектов ПД;
- для однократного пропуска субъекта ПД на территорию, на которой находится оператор (или в иных аналогичных целях);
- если данные получены в связи с заключением договора, стороной которого является субъект ПД, если данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом ПД;
- если данные относятся к членам общественного объединения или религиозной организации и обрабатываются для достижения законных целей.
Независимо от наличия записи в реестре, в том случае, если компания обрабатывает персональные данные (а любой бизнес их обрабатывает), то она является оператором обработки персональных данных. Т.е. теоретически реестр операторов должен совпадать с ЕГРЮЛом и даже быть немного больше, т.к. и физлицо может являться оператором. Но в реестре находится чуть более 400 000 записей, что явно меньше количества зарегистрированных юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Конечно же существует возможность не уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных. Ряд исключений предусмотрены ст. 22 ФЗ “О персональных данных”, но с ними не все так однозначно как кажется на первый взгляд, о чем напишу позже. Важно понять другое — независимо от наличия вашей компании в Реестре требования законодательства о персональных данных на вас также распространяются и их необходимо неукоснительно соблюдать.
Какие сведения указываются в уведомлении?
В уведомлении указываются следующие сведения:
- наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора;
- цель обработки персональных данных;
- категории персональных данных;
- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
- правовое основание обработки;
- перечень действий с персональными данными, описание используемых способов обработки персональных данных;
- описание реализации мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 закона;
- фамилия, имя, отчество лица ответственного за организацию обработки персональных данных;
- дата начала обработки персональных данных;
- срок или условие прекращения обработки персональных данных;
- сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных;
- сведения о месте нахождения базы данных;
- сведения об обеспечении безопасности персональных данных.
Почему важно получить статус оператора персональных данных?
На сегодняшний день можно наблюдать тенденцию по ужесточению требований к персональным данным, также планируется дополнить нормативными актами новыми основаниями. А включение в реестр Роскомнадзора и получение статуса «оператор персональных данных» — это не только показатель легитимности деятельности в данном направлении, но и отсутствие штрафных санкций для компании со стороны ведомства. Отметим, что нарушение правил сбора, хранения или распространения персональных данных влечет за собой штраф. При этом санкциям будет подлежать каждое установленное нарушение. Также у Роскомнадзора есть право блокировать сайты компаний, которые нарушают законодательство в сфере ПД.
Как уже отмечалось ранее, образовательные организации работают с персональными данными и поэтому должны входить реестр операторов персональных данных. Например, Академия медицинского образования состоит в числе компаний, которые имеют статус оператора. При этом АМО самостоятельно подала необходимое заявление, тем самым проинформировав ведомство о своей деятельности, и на основании заполненного уведомления в установленные сроки была внесена в реестр с получением статуса оператора. Таким образом, Академия взяла на себя все обязанности, которые подразумевает статус и обязательства работать в рамках законодательства, обеспечивая безопасность обработки ПД.
Требования к обработке персональных данных
На протяжении последних нескольких лет работе с персональными данными физлиц уделяется особое внимание. Ключевые изменения произошли в 2021 году, когда Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ внес поправки в ст. 13.11 КоАП. Тогда был заметно расширен перечень оснований для привлечения к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных (ПД) и увеличены штрафы.
В Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ даются определения трем ключевым понятиям, вокруг которых часто и возникают споры: персональные данные, оператор и обработка персональных данных.
Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами:
- организующие и (или) осуществляющие обработку ПД;
- определяющие цели обработки ПД, состав ПД, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПД.
Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них с ПД: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
В законе прямо не уточняется, какие именно данные являются персональными, но, если исходить из формулировки, что это «любая информация», относящаяся к физлицу, то к ПД относятся (вместе и даже по отдельности):
- ФИО
- дата рождения
- адрес
- телефон
- электронный адрес
- фотография
- ссылка на персональный сайт
- ссылка на профиль в социальных сетях
Одним словом, речь идет о любых данных, по которым можно идентифицировать человека. Следовательно, если вы каким-то образом получаете такие данные в любом сочетании, то являетесь оператором персональных данных. Фактически любой владелец сайта — оператор персональных данных, так как он размещает на своем ресурсе форму обратной связи, форму регистрации и др.
В 152-ФЗ операторы делятся на несколько категорий: физлица, ИП, юрлица, муниципальные органы, государственные органы. В зависимости от категории за одно и то же нарушение применяются разные по размеру штрафы. Так, например, для физлиц они заметно ниже, чем для юрлиц.
Каждая категория операторов так или иначе сталкивается с обработкой ПД. Физлица используют ПД клиентов. ИП запрашивают эти данные, нанимая специалистов на работу, или собирают ПД на сайте, в интернет-магазине. К юрлицам применяется расширенный список требований по оформлению необходимых документов и требование о назначении ответственного за организацию обработки ПД. Самые жесткие требования предъявляются к государственным и муниципальным органам, которые работают с огромным массивом ПД граждан.