Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Мягкий отказ. 7 шаблонов писем для не подошедших вам кандидатов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сокращение численности или штата предприятия – довольно щекотливая с точки зрения права процедура. Часть сотрудников увольняют, при этом речь о найме другого персонала на эти е должности идти не может, иначе сокращение будет незаконным.
Способ 5 «Мотивированный отказ с «сохранением лица»
Не секрет, что решение нанимателя о найме или об отказе на 50-70% не имеет никакого отношения к способности соискателя выполнять ту работу, которую он хотел получить.
Зачастую внятно объяснить мотивы отказа мотивы решения руководителя, которому «больше понравился» другой кандидат, почти невозможно.
Но иногда объяснений не избежать.
Во-первых, соискатель может настойчиво спрашивать «почему отказали?», во-вторых, тот, кто потратил на встречи с работодателем несколько часов, имеет право на более информативный ответ, нежели односложный формальный отказ.
Врать, конечно, нехорошо, но, для обоснования отказа стоит ссылаться на внешние причины, не имеющие отношения к знаниям, навыкам и опыту работы соискателя.
Это «сохранит лицо» вашей компании и поможет соискателю пережить отказ без обид на субъективность нанимателя и мыслей о том, «что я сделал не так» и «почему я не подошел».
Просто обстоятельства сложились так, что решение принято в пользу другого кандидата.
Вот примеры таких объяснений:
«Мы решили нанять сотрудника, ранее работавшего на аналогичной должности у нашего конкурента».
«Мы приняли решение о найме соискателя, которого нам рекомендовали наши партнеры».
«Руководством принято решение о перемещении на эту должность уже работающего в компании сотрудника»
Отказ в приёме на работу по деловым качествам
Такой повод для отказа является безусловно правомерным. Работодатель имеет полное право не брать в штат сотрудника, не соответствующего требованиям к должности, на которую он претендует. Если наниматели маскируют этой формулировкой истинную причину нежелания вступать в трудовые отношения, не являющуюся правомерной, несоответствие деловым качествам должно быть подтверждено документально.
Согласно с нормами деловой документации, при оформлении отказа нужно придерживаться следующих требований:
- оформлять документ на фирменном бланке либо указывать необходимые реквизиты организации;
- зарегистрировать исходящий документ с указанием способа вручения адресату (лично под подпись либо заказным письмом с уведомлением);
- обосновывать несоответствие деловым качествам требованиями должностной инструкции или трудовым законодательством;
- зафиксировать документ подписью руководящего лица и печатью организации.
Как сформулировать текст сообщения
Независимо от того, как вы отказываете соискателю (письменно или устно), действует один и тот же сценарий. Его можно разделить на 4 смысловых блока: благодарность, объяснение причин отказа, указание сильных сторон, предложение внести в кадровый резерв.
1. Поблагодарите соискателя.
Обратитесь к кандидату по имени. Дайте понять, что вы действительно цените, что он уделил время и пришёл на собеседование именно в вашу компанию. Это покажет, что вы проявляете должное уважение не только к сотрудникам, но и к соискателям.
✅ «Андрей, спасибо, что вы откликнулись на вакансию и пришли к нам на собеседование».
Постарайтесь, чтобы благодарность не выглядела как дежурная фраза.
❌ «Спасибо за ваш отклик».
В этом ответе чувствуются шаблонность и неискренность.
2. Вежливо откажите и объясните причину.
Будьте честными, при этом используйте корректные формулировки, которые не заденут соискателя. Если у него мало опыта, скажите, что предложили работу более опытному кандидату. Если недостаёт навыков — тактично сообщите об этом.
✅ «К сожалению, сейчас мы не сможем предложить вам работу, потому что остановили выбор на другом кандидате. По результатам разговора он оказался более подготовленным к работе с большим объёмом данных».
Избегайте резких и неоднозначных фраз.
❌ «Нам показалось, что вы какой-то невнимательный и не сможете работать с таким количеством документов, как у нас».
Такие формулировки звучат обидно, даже если кандидат сам понимает, чего именно ему не хватило.
3. Подбодрите и укажите на хорошие качества.
Возможно, это самая важная часть вашей коммуникации с человеком, которого не взяли на работу. Расскажите, что вам в нём понравилось — так вы сможете вернуть кандидату уверенность в себе, чтобы он мог продолжать поиски работы в нормальном эмоциональном состоянии.
✅ «В целом вы оставили после себя приятное впечатление. Особенно нам понравилась история, когда вы замещали заболевшего шеф-повара на важном банкете. Очень ценно, что вы не побоялись взять на себя ответственность в стрессовой ситуации».
Будет ошибкой, если вы станете обесценивать возможные переживания соискателя или советовать, что ему делать дальше.
❌ «Вы в целом неплохой специалист, не переживайте. У нас куча ресторанов в городе, ещё найдёте себе работу».
Кажется, что такие фразы произносятся из лучших побуждений, но человек, которому отказали, может воспринять их болезненно. Вдруг он поработал уже во всех ресторанах, а мечтает попасть именно в ваш?
4. Предложите внести его в кадровый резерв.
Покажите, что вы готовы рассматривать кандидата на будущие вакансии.
✅ «Возможно, мы будем открывать новые филиалы. Вы не против, если мы позвоним, когда у нас появится подходящая для вас работа?»
Такая форма отказа не бьёт по самооценке — человеку дают понять, что он хороший специалист, но для него сейчас нет подходящих вакансий.
❌ «К новому году мы откроем новый филиал, туда нам тоже потребуются сотрудники. Можете подождать, пока у нас появятся новые вакансии».
Лучше не называть конкретные сроки, чтобы не обнадёживать человека в случае, если что-то пойдёт не так.
Как отказать кандидату
Если корпоративной этикой признана необходимость обратной связи с неодобренными кандидатами, сделайте это, не указывая конкретных причин. Приведем несколько общеупотребимых способов, как отказать соискателю после собеседования:
- Телефонным звонком — легко и быстро, но эмоционально тяжело. Иногда используется обратный звонок — соискатель сам перезванивает в оговоренные с рекрутером сроки.
- Лично обычно отказывают непосредственно во время встречи с рекрутером или с лицом, принимающим решение. Причина — очевидное несоответствие претендента вакансии, ставшее известным только во время диалога.
- Электронное сообщение — наиболее быстрый и эффективный способ, позволяющий использовать заранее заготовленные образцы.
- СМС-сообщения — обычно используют в коммуникациях с соискателями, у которых нет электронной почты.
- Широко используется «час Х» — по договоренности сторон, отсутствие обратной связи в определенное время оценивается кандидатом как отказ.
- По почте обычно посылают отказы на письменные запросы соискателей, в соответствии со статьей 64 ТК.
Примеры отказов кандидату
Как мы убедились, юридически написать отказ кандидату можно по двум причинам:
- по его деловым качествам без признаков дискриминации;
- по обстоятельствам, не зависящим от компании и кандидата, но прямо предусмотренных законом.
Следовательно, если кандидат вам не импонирует, но при этом обосновать отказ нечем, у вас три пути:
- принять его на работу;
- найти, по каким деловым качествам либо положениям закона он все же не подходит компании;
- отказать в связи с отсутствием открытой вакансии (отобрать еще одного кандидата, подходящего по деловым качествам или сообщить, что закрыли вакансию благодаря внутреннему переводу и др.).
Образец отказа в приеме на работу в связи с закрытой вакансией: ОБРАЗЕЦ ОТКАЗА.
Правила ведения беседы с целью отказа от вакансии
Фундаментальные законы межличностного общения, дипломатические скрипты (схемы) действуют и в условиях личной встречи с неподходящим работодателем. Беседа не вызывает трудности, если соискатель помнит о том, что он – равноправный участник трудового обмена, предлагающий свои профессиональные услуги взамен условленного вознаграждения. Следуя этой мысли, инициатору переговоров несложно будет защитить свои интересы, не выходя за рамки доброжелательного тона. Стоит заранее составить план беседы, обеспечить объяснение одним или несколькими аргументами и придерживаться выбранной цели – безоговорочно разорвать отношения или выиграть более дружественные условия. Вот несколько правил, призванных помочь достичь успеха в переговорах:
- Краткость. Сообщение должно быть лаконичным и емким, чтобы сэкономить время обеих сторон.
- Не допускать извинительного тона. Несмотря на естественное стремление сгладить отрицательный посыл известия и снизить напряженность, следует держаться паритетного стиля общения, чтобы удержать собеседника от неконструктивных высказываний. Исключить слова «извините», «простите», «прошу прощения».
- Желательно использовать четкую невербальную «маску», которая поможет подсознанию оппонента воспринимать говорящего как честного и решительного человека: взгляд в глаза, дружелюбная улыбка, открытые жесты рук.
- Если собеседник переводит разговор на эмоциональный уровень или продолжает настаивать на неприемлемых условиях, следует применить технику «глухого отказа» (повторение избранного решения на каждую реплику оппонента).
- Избегать эмоциональной реакции на раздражение и упреки; проявлять терпение.
Вежливый отказ от предложения работы, общие правила
Ваша задача: оставить благоприятное впечатление!
Проще всего отказаться от собеседования. Во-первых, необходимо поблагодарить за приглашение. Во-вторых, кратко объяснить причину отказа, выразить сожаление, пожелать найти подходящего специалиста. Это можно сделать по телефону, направив электронное письмо.
Совершенно другая ситуация, если работодатель провёл сложный отбор, отказал другим специалистам, выбрав вас. Тем более, если соискатель уже согласился, прошел необходимую процедуру оформления, готовится выйти на работу.
- Вопросы, которые нужно и не стоит задавать на собеседовании работодателю
На данном этапе лучше отказаться по телефону или лично. Алгоритм совпадает, но есть особенности. Известите сотрудника, проводившего собеседование. Проинформируйте сотрудников кадровой службы, которые принимали участие в отборе кандидатов, либо агентство по найму, если обращались в таковое.
Необходимо поблагодарить за уделенное время, подробнее объяснить свое решение. Например: вам предложили похожую работу с более высокой заработной платой, потому что на прежнем месте работы предложили повышение по должности. Выразите сожаление. Если вы подвели кого-то, то извинитесь за доставленные неудобства. В конце пожелайте, чтобы поиски увенчались успехом.
О причинах отказа лучше говорить честно, если они касаются профессиональных качеств и трудового опыта, но только в том случае, если сам кандидат попросил объяснить их.
Это даст ему возможность проанализировать некоторые моменты и поработать над собой.
Если же кандидат не спрашивает о причинах, то и упоминать о них не следует.
Есть и ряд причин, которые лучше не озвучивать совсем:
- Если причина в том, что кандидат просто субъективно не понравился конкретному представителю компании, а с профессиональной точки зрения и по личностным качествам он подходит.
- Когда выбор сделан в пользу кандидата определенного пола или возраста при прочих равных. Это считается дискриминацией, а она запрещена.
- Когда кандидатура женщины отклонена только из-за наличия у нее ребенка или опасения, что она забеременеет и уйдет в декрет. Это также дискриминация.
В этих случаях можно ответить, что другой кандидат больше подошел компании по своим профессиональным качествам и опыту или что он работал в компании той же сферы деятельности. Если же соискатель не прошел тестовое задание, то ему сообщается об этом напрямую. Возможно, придется уточнить вопросы, на которые даны неправильные ответы.
Ответственность для работодателя
Незаконное и необоснованное отрицательное решение работодателя грозит ему привлечению к ответственности – дисциплинарного, административного и уголовного типа.
Мера наказания за неправомерный отказ выносится в соответствии с особенностями конкретного случая.
Руководители, нарушившие закон, могут привлекаться к дисциплинарной ответственности. Им может назначаться выговор, замечание или увольнение.
За незаконный и неправомерный отказ применяется ответственность по статье 5.27 КоАП РФ допускает наложение штрафных санкций:
- до 5 т.р. на должностных лиц;
- от 30 до 50 т.р. на организации.
Неоднократное нарушение может грозить компании приостановлением деятельности не более, чем на 3 года.
К уголовной ответственности могут привлекаться лица, отказавшие в трудоустройстве беременным и женщинам с малолетними детьми. Размер штрафа в этом случае может достигать отметки в 200 т.р.
Неправомерные причины для отказа в приеме на работу
Получение работы не может быть связано с местом проживания соискателя. Дискриминацией считается отклонение соискателя по таким причинам:
- вероисповедание;
- национальность;
- расовая принадлежность;
- возрастные ограничения.
К причинам, унижающим человеческое достоинство, относятся:
- беременность;
- наличие ребенка;
- хронические заболевания;
- инвалидность;
- отсутствие регистрации по месту жительства;
- отсутствие членства в профсоюзном органе;
- непринятие результатов выборов, конкурса, решения суда.
Вопрос «Кому можно отказать в приеме на работу?» имеет слишком много ответов, поэтому Трудовой кодекс РФ четко предусматривает, кому нельзя отказывать в приеме на работу.
- Соискателю невозможно сказать нет, если трудоустройство является судебным решением и подтверждено документально или человек претендует на вакансию по направлению уполномоченного органа в счет квоты.
- Если работник переведен с другой фирмы, то работодатель не имеет никаких прав отказать в должности. Исключением являются временные рамки. Соискатель в таком случае должен явиться в организацию в течение месяца после увольнения с предыдущей работы и с соответствующими бумагами на руках.
- Работник, назначенный на должность вышестоящим органом, тоже не может услышать отрицательный ответ.
- Важным моментом является отбор на конкурсной основе. Если человек занял первое место, ему можно отказать, но при обращении в суд он непременно выиграет процесс.
Обязателен ли письменный ответ
По закону работодатель обязан предоставить письменный ответ с обоснованным объяснением причин отказа в работе после собеседования в заключении трудового договора в течение недели только по требованию соискателя. В законе не оговорена форма ответа. Она может быть устной или письменной.
Даже отрицательный ответ после собеседования важен для кандидата. Это дает ему возможность проанализировать ошибки и учесть их при следующей попытке пройти собеседование, не тратить время на бессмысленное ожидание, а продолжать поиски работы.
Игнорирование кандидата, оставление его в неведение — говорит о низкой корпоративной культуре компании. Отрицательно сказывается на ее имидже, создает репутацию ненадежного партнера.