С 1 января 2023 года не нужно выдавать справку 182н при увольнении работника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 1 января 2023 года не нужно выдавать справку 182н при увольнении работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?

При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.

Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).

Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – ​не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Документы по требованию

Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:

1. Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
2. Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
3. Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
4. Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.

Правила заполнения трудовой книжки при увольнении

Для каждого работающего человека трудовая книжка является основным документом. Она не только фиксирует количество отработанных лет, но и все внутрикорпоративные назначения. Данный документ содержит также записи о поощрениях или порицаниях.

Он же является основным документом при увольнении от работодателя. Информация о причинах разрыва трудовых соглашений вносится в соответствии с формулировками Трудового кодекса. При этом в отделе кадров обязаны сделать ссылку на нужную статью или часть статьи.

Кроме того, увольняющийся сотрудник должен проследить за тем, чтобы в трудовой книжке были грамотно заполнены все столбцы:

1. Номер текущей записи (порядковый). Определяется числом предшествующих записей.
2. Дата увольнения с настоящего места работы. Отдел кадров должен записать не только год увольнения, но также число и месяц.
3. Основание для увольнения, согласно Трудовому кодексу. В отделе кадров должно быть внесено разъяснение, на основании чего сотрудник увольняется. При этом предписывается приведение ссылки на соответствующую статью Трудового кодекса (сокращения не допускаются).
4. Реквизиты приказа. В отделе кадров обязаны указать номер и дату приказа по предприятию об увольнении данного сотрудника.

Вышеперечисленные записи должны быть удостоверены подписью работодателя либо же его заместителя. Допускается удостоверение записи об увольнении начальником отдела кадров. Ниже проставляется подпись увольняемого сотрудника.

Как правило, трудовая книжка выдается на руки непосредственно в день увольнения. Этот факт удостоверяется в журнале отдела кадров, где фиксируется перемещение по предприятию трудовых книжек.

Иногда вслед за увольнением следует плановый отпуск. Это обязывает представителя отдела кадров выдать трудовую книжку не в день увольнения, а в последний день работы. Факт предоставления планового отпуска не влияет на дату выдачи книжки.

Документы при увольнении в 2021 году – список

Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.

Такие выдаются документы при увольнении:

• трудовая книжка;
• медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
• справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
• сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
• расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
• форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
• форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
• расчетный листок о заработной плате.

Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.

Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:

• 2-НДФЛ;
• копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
• справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
• копии документов из личного дела;
• справки о периоде работы на предприятии;
• копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.

Какие документы выдают при увольнении

Страховое пенсионное свидетельство

В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя. После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.

В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.

Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа, сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику. Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию. Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.

В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.

Медицинская книжка

Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью. Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.

Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.

Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.

p style=»text-align: left;»>Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки уволившемуся сотруднику – необходима.

Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.

Какие документы должны выдать при увольнении в 2021 г

Последние изменения: Январь 2020

Увольняясь, сотрудник получает обратно свои документы, а также справки, подтверждающие его стаж, заработок, налоговые отчисления. Однако, перед окончательным уходом, работник должен самостоятельно проявить и уточнить, какие документы должны выдать при увольнении, и что еще может потребоваться для дальнейшего трудоустройства или оформления пенсии.

Различаясь в некоторых деталях, основной пакет документации выглядит одинаково и соотносится с трудовым законодательством. Главный документ, который обязан вернуть работодатель, это трудовая книжка увольняемого. Остальные справки, бумаги администрация предоставит, если сам работник проявит инициативу и напишет соответствующее заявление.

Какие выплаты получают при увольнении

Помимо документов, уходящий сотрудник получает расчет. Окончательная сумма к выплате состоит из:

• зарплаты за последние рабочие дни, отработанные с начала месяца;
• отпускных за неотгулянное время;
• пособие в связи с болезнью во время отработки.

Обязательные документы для выдачи сотруднику

Трудовая книжка

Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.

В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.

Медицинская книжка (если имеется)

Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.

Расчётный листок

В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.

Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.

Справка о сумме заработка 182н

Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).

Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком.

Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника

Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора. В поле 020 указывается код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года. В третьем разделе РСВ отражается информация о выплатах работнику и начисленных страховых взносах. Работнику нужно передать копию документа, в которой указать все его персональные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица.

Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Выписка изформы СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.

Выписка из формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.

Выписку из формы ДСВ-3

В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.

Формирование СТД-Р в 1С

Перед тем, как формировать СТД-Р в 1С: ЗУП (ред. 3.1), необходимо убедиться, что данный момент настроен в документе по увольнению. Для этого нужно зайти в раздел «Приемы, переводы, увольнения», выбрать документ «Увольнение» (по конкретному сотруднику) и поставить галочку в ячейке «Отразить в трудовой книжке». После этого информация об увольнении отразится в отчете СТД-Р.

Для формирования самого документа СТД-Р для выдачи сотруднику нужно зайти в раздел «Электронные трудовые книжки», затем нажать на кнопку «Создать». Из выпадающего меню следует выбрать «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р» и в новом документе подобрать сотрудника. Отчет будет заполнен автоматически.

При нажатии на кнопку «Печать» можно увидеть и распечатать документ, который затем подписывается и передается сотруднику при увольнении.

Механизм увольнения работника

Механизм увольнения сотрудника производится следующим образом:

• работник пишет заявление на увольнение (по собственному желанию или по соглашению сторон) или уполномоченный сотрудник составляет документ на увольнение (по инициативе работодателя);
• кадровик издает приказ об увольнении с указанием количества неиспользованных дней отпуска (форма № Т-8), который затем подписывается руководителем компании;
• кадровик делает соответствующую запись об увольнении в личной карточке сотрудник (форма № Т-2);
• сотрудник подписывает приказ и личную карточку, что свидетельствует о его ознакомлении с документами;
• кадровик вносит в бумажную трудовую книжку информацию об увольнении (с указанием статьи ТК РФ, номера и даты приказа);
• начальник отдела кадров или руководитель подписывает запись в трудовой книжке, а затем сам сотрудник пишет, что он ознакомлен;
• бухгалтер по расчету зарплаты производит расчеты по выплатам, которые необходимо произвести сотруднику;
• бухгалтер-кассир выдает работнику окончательный расчет через расходный кассовый ордер, а кадровик передает все документы сотруднику;
• бухгалтер по расчету зарплаты или главный бухгалтер возвращает судебному приставу исполнительный лист (если он был оформлен на сотрудника, и по нему производились удержания из зарплаты).

Похожие записи:

• Что будет, если сесть за руль после лишения водительского удостоверения
• Льготы многодетным семьям в 2023 году
• Маткапитал в 2023 году: размер и условия выплаты